このページで分かること

• 複合機導入の基本的な流れ
• 導入前に準備しておくべきこと
• 見積もりから設置までの期間
• 導入時によくあるトラブル
• スムーズに導入するためのポイント

複合機導入は事前準備が重要

複合機はオフィスに設置するだけではなく、ネットワーク設定や利用環境の確認なども必要になります。

そのため、導入前に現在の利用状況や必要な機能を整理しておくことが重要です。

事前準備をしっかり行うことで、導入後のトラブルを防ぎ、スムーズに運用を開始できます。

複合機導入の流れ

STEP1 お問い合わせ・ヒアリング

まずは複合機販売会社へお問い合わせを行います。

お問い合わせ後、担当者が現在の利用状況や希望条件をヒアリングします。

主に以下の内容を確認します。

• 現在利用している複合機の有無
• 月間印刷枚数
• カラー印刷の割合
• 利用人数
• 設置場所
• 導入希望時期
• 予算

このヒアリング内容をもとに最適な機種を選定します。

STEP2 現地調査

複合機のサイズや設置環境によっては現地調査を行います。

特にA3複合機や大型機種の場合は、搬入経路の確認が重要です。

現地調査では以下の項目を確認します。

• 設置スペース
• 搬入口のサイズ
• エレベーターの有無
• 階段搬入の可否
• 電源環境
• LAN配線環境

事前確認を行うことで、設置当日のトラブルを防ぐことができます。

STEP3 機種選定・お見積もり

ヒアリングや現地調査の結果をもとに最適な複合機を選定します。

企業規模や印刷枚数によって推奨機種は異なります。

お見積もりでは以下の内容を確認しましょう。

• 本体価格またはリース料金
• カウンター料金
• 保守契約費用
• 設置費用
• 搬入費用
• オプション費用

複数社から見積もりを取得すると比較しやすくなります。

STEP4 ご契約

提案内容や見積もり内容に問題がなければ契約手続きを行います。

リース契約の場合はリース会社による審査が行われます。

一般的には数日から1週間程度で審査結果が出ます。

契約内容や契約期間については事前にしっかり確認しておきましょう。

STEP5 納品日の調整

契約完了後、納品日や設置日を調整します。

オフィス移転や開業時期に合わせて導入する場合は、余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。

一般的には契約から納品まで1〜3週間程度が目安となります。

STEP6 複合機の搬入・設置

納品日当日に複合機を搬入します。

専門スタッフが設置作業を行うため、基本的に利用者側で難しい作業は必要ありません。

設置時には以下の作業を実施します。

• 本体設置
• 電源接続
• LAN接続
• 初期設定
• 印刷テスト
• スキャンテスト

正常に動作することを確認して設置完了となります。

STEP7 パソコンとの接続設定

複合機を利用するためには、パソコンとの接続設定が必要です。

オフィス内の各パソコンへドライバーをインストールし、印刷やスキャンができる状態にします。

利用人数が多い企業では、ネットワーク設定も合わせて行います。

STEP8 操作説明・利用開始

設置完了後は担当者による操作説明が行われます。

基本的な使い方からスキャン設定まで説明を受けることができます。

操作説明後、すぐに利用を開始できます。

複合機導入にかかる期間

導入までの期間は契約形態や在庫状況によって異なります。

工程	目安期間
お問い合わせ	当日
現地調査	1〜3日
見積もり提出	1〜3日
リース審査	2〜7日
納品準備	1〜2週間
設置作業	半日程度

スムーズに進めば、お問い合わせから導入まで1〜3週間程度で完了するケースが一般的です。

複合機導入前に準備しておくこと

設置スペースの確保

複合機は想像以上に設置スペースを必要とします。

本体サイズだけでなく、メンテナンススペースも考慮しておきましょう。

ネットワーク環境の確認

複合機を共有利用する場合は、LAN環境やWi-Fi環境の確認が必要です。

配線状況によっては事前工事が必要になることもあります。

利用人数の整理

利用人数によって推奨機種が変わります。

今後の増員計画も含めて検討すると失敗が少なくなります。

複合機導入でよくあるトラブル

搬入できない

搬入口やエレベーターのサイズを確認していなかったため、設置できないケースがあります。

事前の現地調査で防げるトラブルです。

印刷速度が足りない

導入後に利用人数が増え、印刷待ちが発生することがあります。

将来の事業拡大も考慮して選ぶことが重要です。

ランニングコストが想定より高い

本体価格だけで選ぶと、トナー代やカウンター料金で想定以上のコストが発生することがあります。

総額で比較することが大切です。

よくある質問

複合機は最短でどれくらいで導入できますか？

在庫がある機種であれば、最短で数日から1週間程度で設置できる場合があります。

リース審査が必要な場合は1〜3週間程度が一般的です。

現地調査は必須ですか？

小型機種では不要な場合もあります。

大型のA3複合機や搬入経路に不安がある場合は実施をおすすめします。

設置後すぐに利用できますか？

基本的には設置当日に利用開始できます。

ネットワーク設定やパソコン設定も同時に行うケースが一般的です。

オフィス移転と同時に導入できますか？

可能です。

移転スケジュールに合わせて納品日を調整することでスムーズに導入できます。

まとめ

複合機導入は、お問い合わせから設置まで複数の工程があります。

事前に利用状況や設置環境を整理しておくことで、導入後のトラブルを防ぎやすくなります。

また、本体価格だけでなく、カウンター料金や保守体制も含めて比較することが重要です。

自社に合った複合機を選ぶことで、業務効率化やコスト削減につながるでしょう。