複合機契約を今すぐ見直すべき理由｜知らないうちに損している企業が多い理由とは

このページで分かること

• 複合機契約を見直すべき理由
• 見直しで削減できるコスト
• 古い契約に潜む問題点
• 見直しのタイミング
• チェックすべきポイント

実は多くの企業が複合機で損をしている

複合機は一度導入すると5〜7年程度利用するケースが一般的です。

そのため契約後に内容を確認しなくなる企業が少なくありません。

しかし、気づかないうちに不要なコストを支払い続けているケースは非常に多くあります。

特に10年以上前から同じ販売会社と契約している企業は、一度見直してみる価値があります。

理由① 印刷枚数が契約当時と変わっている

近年はペーパーレス化が進んでいます。

その結果、多くの企業で印刷枚数が減少しています。

しかし契約内容だけが昔のままになっているケースがあります。

• 従業員が減った
• テレワークが増えた
• 電子契約を導入した
• クラウド管理へ移行した

このような変化がある場合、現在の契約がオーバースペックになっている可能性があります。

理由② リース料金が相場より高い可能性がある

複合機業界は競争が激しい業界です。

数年前と比較すると同等性能でも安く導入できるケースがあります。

特に以下に当てはまる企業は注意が必要です。

• 契約内容を把握していない
• 相見積もりを取ったことがない
• 同じ会社と長年契約している

現在の市場価格と比較することでコスト削減につながる場合があります。

理由③ カウンター料金が高いままになっている

複合機の維持費で大きな割合を占めるのがカウンター料金です。

以下のような単価になっていないか確認しましょう。

項目	確認内容
モノクロ単価	適正か
カラー単価	適正か
最低基本料金	必要か

契約時期によっては現在の相場より高い料金を支払っていることがあります。

理由④ 現在の働き方に合っていない

働き方は大きく変化しています。

以前は印刷中心だった企業も、現在はスキャンやクラウド保存を重視するケースが増えています。

しかし古い機種では以下の問題があります。

• スキャンが遅い
• クラウド連携できない
• 操作が複雑
• 電子化に向いていない

業務効率の観点でも見直し価値があります。

理由⑤ 故障リスクが高まっている

複合機は精密機器です。

長期間利用すると故障リスクが高まります。

特に以下の症状がある場合は注意しましょう。

• 紙詰まりが増えた
• 異音がする
• 印刷品質が悪い
• 修理回数が増えた
• 部品供給が終了している

修理費がかさむ前に検討することが重要です。

理由⑥ 保守契約を理解していない

意外と多いのが契約内容を把握していないケースです。

以下の内容を説明できますか？

• 契約終了日
• リース残期間
• カウンター料金
• 保守範囲
• 解約条件

分からない場合は一度確認することをおすすめします。

理由⑦ 複合機の性能が大きく進化している

近年の複合機は単なるコピー機ではありません。

• OCR機能
• クラウド連携
• AI検索対応
• 高速スキャン
• セキュリティ強化

古い機種では利用できない機能も増えています。

見直しで改善できること

改善項目	期待できる効果
リース料金	コスト削減
カウンター料金	維持費削減
スキャン性能	業務効率化
クラウド連携	DX推進
セキュリティ	情報漏洩対策

見直しに最適なタイミング

以下に該当する場合は見直しをおすすめします。

• 導入から5年以上経過
• リース更新が近い
• 従業員数が変化した
• 印刷枚数が減った
• 故障が増えた
• DX化を進めたい

特に契約更新前は絶好の見直しタイミングです。

まず確認すべきチェックリスト

• 現在の機種名が分かる
• 契約終了日が分かる
• 月間印刷枚数が分かる
• カウンター料金が分かる
• 保守内容が分かる
• 月額費用が分かる

分からない項目が多いほど見直しの価値があります。

よくある質問

まだ使える複合機でも見直すべきですか？

はい。

故障していなくても契約内容やコスト面で改善できる場合があります。

リース中でも見直しできますか？

可能です。

ただし残債や契約内容の確認が必要です。

見直しだけでも相談できますか？

もちろん可能です。

多くの販売会社が無料相談に対応しています。

何年ごとに見直すべきですか？

3〜5年ごとの確認がおすすめです。

少なくとも契約更新前には確認しましょう。

まとめ

複合機契約は一度契約すると長期間見直されないことが多くあります。

しかし働き方や印刷環境は大きく変化しており、現在の契約が最適とは限りません。

特にリース料金、カウンター料金、印刷枚数、保守内容は定期的な確認が重要です。

今の契約内容が分からない場合こそ、一度見直し相談を行うことをおすすめします。