新しい働き方の第一歩は、紙の書類を電子化すること！

決まった時間にオフィスに出勤して仕事をしなければいけない。

多くの会社で見られる状況ではありますが、働き方改革の目指す「多様で柔軟な働き方を自分で選択できること」とは違っています。

家で働きたい、自分にあった時間帯で働きたい人のためにテレワークやフレックスを導入し、多様で柔軟な働き方を実現させるのに必要なことは何なのでしょうか？

 

多様で柔軟な働き方を実現させるのに必要なことの一つに、紙の書類を電子化することがあります。

紙の書類で保存している場合、オフィスに行かないと書類が見れません。

持って帰ってしまえば他に見たい人がいた時に困ったり、万が一紛失してしまった時には重大な問題になります。

また、紙の書類を見ながら話すためには相手と同じ時間に同じ場所にいる必要があったり、その書類を人数分コピーし、製本したりと業務量も増えてしまいます。

 

紙の書類を電子化すれば、家からも見ることができ、相手とも簡単に共有することができます。また、セキュリティ対策をしっかり行うことで、情報漏洩も防ぐことができます。

紙を電子化することで進められる身近な働き方改革をより詳しくご紹介します！

紙の電子化自体が業務を増やして非効率的ではないか？

例えば、コニカミノルタのbizhubの場合、書類のスキャンを大きく効率化できる2つの機能がついています。

①重送検知

重送検知とは、自動原稿送り装置に置いた複数の原稿を読み取る際、二枚同時に送ってしまった場合にすぐ検知し、中止する機能です。検知できずに続けてしまうと原稿がスキャンされなくなってしまったり、紙詰まりになってしまったりします。

bizhub iシリーズの場合はこの重送検知がとても高性能で、超音波を当て、原稿と原稿の間にある空気層を判別し重送を検知してくれます。

また、スキャン済みの原稿をプレビューで表示できるため、足りないところからの再度スキャンもスムーズです。

②自動原稿送り装置に名刺がセットできる

bizhub C4050i/4050iの場合、自動原稿送り装置で名刺も一気にスキャンすることができます。一枚一枚読み取りのガラス面に置く必要がなく、とても効率的です。

複合機のこんな機能でも効率化

bizhub iシリーズでは、他にもパソコンを通さずスキャンしたデータをスマートフォンに保存したり、スマートフォンのデータを印刷したりすることができます。

また、上記の機種だけでなく、複合機の機能には両面一度にスキャンできる【両面スキャン】や、読み取り面に並べた領収書など小さく数が多い紙を一度にスキャンし、個別の画像としてデータ化できる【マルチクロップ機能】等もあります。

詳しくは当ブログの「複合機の便利なスキャナー機能をご紹介！」でもご紹介しておりますので是非ご覧ください。

 

電子化したデータを上手く利用する方法

紙の書類を電子化しただけでは新しい働き方をするにはまだ足りません。
さらに便利にするためにはぜひクラウドもご利用ください！

クラウドに保存し、どこからでも確認可能に

データをクラウドに保存することで、オフィスからだけでなく外出先からでも自宅からでも確認ができるようになります。
そのため、「あの書類が手元にないから出勤しなくちゃ…」ということが無くなります。

複合機によってはスキャンしたデータを自動でクラウドに保存する機能を持つものがあります。この機能を使えば手間なくデータをクラウドに保存することができます。

クラウドから直接印刷

一度電子化したデータですが、印刷して人と共有したり、確認しながら書き込んだりしたい時もありますよね。そんな時にクラウドから直接印刷できる機能もあります。

コニカミノルタのbizhub essentialsというサービスの場合、なんと外出先や自宅からの操作でも、クラウド上のファイルを社内の複合機で印刷することができます。
「今から印刷するので確認しておいてください」と自宅から会社にいる社員にお願いができるため、とても業務がスムーズです。

FAXの送受信もテレワークで可能！

以前ニュースを見ていた際、コロナ禍で通勤する人が「FAXの業務があるから出勤しなければいけない」とコメントをしていました。
メール業務なら在宅勤務でできても、FAX業務を在宅勤務でとなると確かにとても難しく感じます。

しかし、複合機の中にはFAXをPDF化してくれ、さらに複合機からFAXの送信ができる機種があります。

 

コニカミノルタのbizhub essentialsというサービスの場合なら、自宅からでも複合機を通じてFAXの送受信が可能です。

FAXで受信した内容を複合機がクラウドに保存するため、どこからでも確認が可能に。

そして自宅のパソコンやスマートフォンからデータのFAX送信指示を出すと、複合機がそのデータをFAXで送信してくれます。

自宅からでもFAX業務を可能にすることで、より多様な働き方を実現させることができます。

複合機で新しい働き方を始めよう