小規模オフィス向け複合機とは｜失敗しない選び方と必要スペックを解説
このページでわかること
- 小規模オフィス向け複合機の特徴
- 必要なスペックの考え方
- 導入時に注意したいポイント
「小さい会社だから安い機種でいい」は危険なこともある
小規模オフィスでは、
- 人数が少ない
- 印刷枚数も少なそう
- 家庭用でも十分では？
と考えられることがあります。
しかし実際には、
- 請求書印刷
- 契約書スキャン
- 資料共有
- FAX運用
など、複合機への依存度が高い会社も少なくありません。
ある小規模事務所では、家庭用プリンターを使っていました。
しかし、
- 印刷待ち
- インク切れ
- 紙詰まり
が増え、結果的に業務効率が低下していました。
小規模オフィスだからこそ、「最低限必要な性能」を見極めることが重要です。
小規模オフィス向け複合機とは
小規模オフィス向け複合機とは、主に、
- 1〜10人程度
- 少〜中程度印刷量
- 限られた設置スペース
を想定した複合機です。
最近では、
- コンパクト化
- 低コスト化
- クラウド対応
が進んでいます。
まず確認したいのは印刷枚数
複合機選びでは、毎月どれくらい印刷するかが非常に重要です。
例えば、
- 月数百枚
- 月1000〜3000枚
- 月5000枚以上
では、必要な機種が変わります。
印刷量に対して性能不足だと、故障や速度低下につながります。
A4機かA3機かを決める
小規模オフィスでは、A4中心のケースも多くあります。
例えば、
- 請求書
- 見積書
- 一般文書
が中心なら、A4機でも十分な場合があります。
一方で、
- 図面
- 一覧表
- 営業提案資料
を扱う場合は、A3対応が必要になるケースがあります。
小規模オフィスでは「サイズ」も重要
小規模オフィスでは、設置スペースが限られることも多くあります。
そのため、
- 本体サイズ
- 給紙トレイ
- 開閉スペース
まで考えて選ぶ必要があります。
最近では、小型A4複合機の需要も増えています。
印刷速度はどれくらい必要か
複合機では、印刷速度をppmで表します。
ppmとは、「1分間に印刷できる枚数」です。
小規模オフィスでは、
- 20〜30ppm前後
が選ばれるケースも多くあります。
ただし、複数人で同時利用する場合は、余裕を持った速度が重要です。
スキャン性能もかなり重要
最近では、「印刷」より「スキャン」を重視する会社も増えています。
例えば、
- 契約書電子化
- クラウド共有
- PDF保存
- 電子帳簿保存対応
などです。
特に、
- ADF付き
- 両面同時スキャン
などは、業務効率へ大きく影響します。
ネットワーク対応は必須に近い
現在の複合機は、ネットワーク機器でもあります。
そのため、
- Wi-Fi
- クラウド連携
- モバイル印刷
などへ対応している機種が便利です。
特に少人数オフィスでは、配線簡略化メリットもあります。
インクジェットかレーザーか
小規模オフィスでは、
- インクジェット
- レーザー
どちらを選ぶか迷うケースもあります。
一般的には、
- カラー重視・低枚数 → インクジェット
- 大量印刷・速度重視 → レーザー
という傾向があります。
最近はインクタンク型も増えている
最近では、インクタンク型プリンターも増えています。
これは、
- 低ランニングコスト
- 大量印刷対応
- インク交換頻度低下
などが特徴です。
ただし、印刷速度ではレーザー優勢なケースもあります。
保守対応も確認したい
小規模オフィスでは、「壊れた時どうするか」も重要です。
例えば、
- 訪問保守
- 持ち込み修理
- 代替機有無
によって、業務影響が変わります。
価格だけでなく、サポート体制確認も重要です。
小規模オフィスで人気になりやすい特徴
最近は、
- コンパクト
- 低コスト
- Wi-Fi対応
- スキャン強化
などが重視される傾向があります。
特にテレワーク対応需要も増えています。
価格だけで決めないことが重要
小規模オフィスでは、
- 「人数少ないから安いのでいい」
と考えがちです。
しかし実際には、
- 印刷待ち
- 故障
- スキャン効率
などが業務効率へ直結します。
複合機は、単なる印刷機ではなく業務インフラの一部です。
まとめ
小規模オフィス向け複合機では、
- 印刷枚数
- A3必要性
- スキャン性能
- サイズ
- ネットワーク対応
などを総合的に考える必要があります。
重要なのは、「安いか」だけではなく、「少人数でも快適に業務できるか」で選ぶことです。
また、今後の人数増加や業務拡大も含めて検討することが重要になります。
オフィス電話本舗 ｜ 2026.05.06 04:04
