カウンタ料金とは、コピー機(複合機)を利用する際の課金方式の一つで、印刷1枚ごとに機器内に設置された「カウンタ」が印刷枚数をカウントし、月間の利用枚数の総額がリース料金やレンタル料金とは別に毎月請求される仕組みです。

 

コピーや印刷を行うたびにカウンタ料金が発生することになり、印刷ミスや誤ってコピーをした場合にもカウントされてしまいますので、注意が必要です。

 

 

カウンタ料金の仕組み

 

カウンタ料金は印刷1枚ごと、正確には面ごとに発生します。
つまり、両面印刷をする場合は、2枚分のカウンタ料金が発生することになります。
ファイルからの出力だけではなく、コピーで出力した場合も同じように料金が発生し、モノクロとカラーでも料金設定が異なり、一般的にカラー料金の方が高額となります。

 

印刷枚数は複合機に取り付けられた「カウンタ」で計測されるため、複合機の利用者が数える必要はありません。

 

 

カウンタ料金の相場

 

 

カウンタ料金は、保守を担当する会社が設定しますが、あらかじめルールなどが明確に決まっているわけではなく、想定される使用状況などにより流動的になることもあります。

販売店・メーカーと料金交渉をする場合もあるでしょう。

 

カウンタ料金の設定に大きく関わってくるのは、印刷枚数です。
印刷枚数が多ければ、カウンタ料金のディスカウントも受けやすくなります。

 

一般的なカウンタ料金の相場は、モノクロで2～3円/枚、フルカラーでは15～25円程度です。

 

 

メリットとデメリット

 

複合機導入の際には、カウンタ保守契約をするのが一般的ですが、メリットとデメリットを理解した上で判断することをお勧めいたします。
それでは、メリットとデメリットの内容ついて見て行きましょう。

 

 

メリット

 

1.トナー代・メンテナンス代が料金に含まれている

 

メリットの一つに、インク・トナーなどの消耗品の料金が含まれているということがあります。
消耗品購入の費用を別途負担する必要がないため、月々の計上もシンプルです。

 

また、複合機のメンテナンスサービスも契約料金の中に含まれるため、別途費用負担なくサービスを受ける事ができます。
複合機に限りませんが、OA機器を長期間使用していると不具合が起こりやすくなるため、メンテナンスを無料で受けることができる点は、大きなメリットの一つと言えるでしょう。

 

2.費用の管理がしやすい

 

カウンタ保守契約は、費用の管理がしやすいというメリットもあります。

 

印刷枚数がカウンタによって計測されているため、負担されるカウンタ料金をある程度予測することができ、印刷枚数を確認しながら月々の使用料を調節することも可能です。

トナー料金が別になっている場合は、トナーの購入費用を別途考慮に入れなければいけませんが、月間印刷枚数が多いほどランニングコストを抑えられる点もメリットとなります。

 

 

3.突発的な修理費用が発生しない

 

1.でも少し触れましたが、複合機が故障した場合は、カウンタ保守契約の適用範囲内で修理サービスを受けることができます。
カウンタ保守契約がない場合は実費で修理費用を負担しなければならず、大抵の場合、修理費用は高額になってきます。
突発的な修理費用が発生しないというのも、カウンタ保守契約のメリットのひとつです。

 

 

デメリット

 

1.最低料金の設定

 

カウンタ保守契約には、最低料金が設定されており、仮にその月の印刷枚数が0枚だったとしても、最低料金は発生してしまいます。
つまり、印刷枚数が少ない現場では、カウンタ保守契約の負担が大きくなる可能性があるのです。

 

もしカウンタ料金の支払額が基本料金に近いという場合は、印刷枚数が少なく、使用頻度が低いケースがほとんどです。当然消耗品もあまり使用されず、メンテナンスの必要性も低くなるでしょう。
こういった現場では、カウンタ料金のメリットを感じづらいかも知れません。

 

 

2.印刷ミスで余分なコストが発生

 

カウンタ保守契約では、印刷した枚数がダイレクトに料金に繋がります。
印刷ミスであっても1枚とカウントされるため、無駄な印刷が増えれば、その分だけ料金も上がります。
コスト削減を考えている場合は、印刷枚数についてシビアに考える必要があるでしょう。

 

 

カウンタ料金の勘定科目

 

カウンタ料金の勘定科目は「消耗品費」で計上処理しましょう。
実際には保守費用も含まれているのですが、カウンタ料金で発生する費用は主にコピー用紙やトナーにかかるため、一般的に消耗品費として扱われます。

 

 

カウンタ料金についての注意点

 

カウンタ料金は、メーカーや複合機の販売店によっても異なります。
安さに気を取られてしまいがちですが、長期に渡って複合機を運用する上で、カウンタ保守契約に含まれるサービス内容にも気を配る必要があります。

 

ポイントとしては、主に以下を確認すると良いでしょう。

 

・技術力があるか
・技術面だけでなく、親切に相談に乗ってくれるか
・対応が早いか
・サービスの拠点が自社から近いか
・全国対応も可能か

 

対応が悪かったり、アフターフォローが少なかったりすると、長く運用して行く上で不安材料になります。
料金だけでなく、メーカーや事業者のサービス内容をきちんと確認し、判断しましょう。

 

 

まとめ

 

カウンタ料金とはどんなものか、メリットやデメリット、注意点について解説してきましたが、いかがだったでしょうか。
コピー機(複合機)の導入・運用に役立てて頂けましたら幸いです。
オフィス電話本舗では、複合機・コピー機の新規導入から交換まで、多種多様なご要望に対応可能です！
コピー機(複合機)のことで気になることがありましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。