ペーパーレスファックス機能を使用している方は注意！改正電子帳簿保存法で、電子取引に該当
改正電子帳簿保存法とは？
改正電子帳簿保存法とは、今まで原則紙での保存が義務づけられていた帳簿書類について、一定の要件を満たした場合、電子データによる保存を可能とし、電子データで受け取ったものに関しては電子データのままの保存議運などを定めた法律になります。
これにより、「見積書」や「契約書」「注文書」「請求書」など税金に関する書類を電子データで受け取った場合には、電子データとして保管することが義務となりました。
詳しくは下記のページをご覧ください。
ペーパーレスファックスとは？
ペーパーレスファックスとはファックスを受信してすぐに印刷するのではなく、一度電子データとして保存できる機能をもったファックスのことです。
ペーパーレスファックスでの「見積書」や「契約書」などは電子保存を！
今回の電子帳簿改正法のなかで、ペーパーレスファックスでの取引は、電子取引に該当する事となりました。
つまり、ペーパーレスファックスで「見積書」や「契約書」「注文書」「請求書」など税金に関する書類を受け取った場合、電子データのまま保存することが必要になったのです。
かつ、電子データの保存も、決められた要件を満たす方法で保存する必要があります。
(※受信したファックスを受信と同時に印刷している場合には、紙による取引とみなされ、電子データの保存義務はありません)
電子データの保存については、改ざん防止のため、以下のいずれかの措置をすることが必要になっています。
・ 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
・ 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規定に沿った運用を行う
タイムスタンプとは
タイムスタンプとは、その書類がそのスタンプが押されたときに確実に存在していたことを証明するスタンプです。
このタイムスタンプは、時刻認証局によって発行され、そのスタンプが押されてから改ざんされていないことを証明するものになります。
タイムスタンプを付けるためにはタイムスタンプ機能のあるソフトやアプリが必要になります。
タイムスタンプをつける為だけのソフトもありますが、会計や経理ソフトを使用している場合、そちらに機能としてついている可能性もありますので、是非一度お使いのソフトを確認してみてください。
意外な落とし穴、ペーパーレスファックス
改正電子帳簿法について気にしていても、ついついファックスは紙のイメージがあり、電子取引に当たらないと思っていた方も多いのではないでしょうか？
二年間の経過措置がありますので、今までのファックスのデータまで慌てて電子保存する必要はあまりありませんが、今後移行する必要があると認識し、新しい職場内の保存体制づくりなどを進めていく必要があります。
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オフィス電話本舗 ｜ 2022.03.03 22:05
最近の複合機は、FAX機能のついているものが多くなりました。
そして、その場合、FAXをすぐに印刷するのではなく、電子データとして保存し、必要があれば印刷するという形にしている企業もよくあります。
これが、令和三年度からの改正電子帳簿保存法で、電子取引に該当すると考えられるとJMBIA(一般社団法人ビジネス機会・情報システム産業協会)からお知らせが出ています。
参考URL：お知らせ／JBMIA（一般社団法人 ビジネス機械・情報システム産業協会）