複合機とは何か｜コピー機との違いから導入メリットまでわかりやすく解説
【このページでわかること】
●複合機とは何かと基本的な仕組み
●コピー機との違いと役割の変化
●導入すべき企業と失敗しないためのポイント
コピー機で十分だと思っていた企業の話
「印刷できれば問題ない」
そう考えて、古いコピー機を使い続けている企業は少なくありません。
実際にある中小企業では、10年以上前のコピー機を使い続けていました。
印刷やコピーはできるため、特に不満もなく、そのまま使い続けていたのです。
しかし、リース更新のタイミングで見直しを行ったところ、次のような問題が見えてきました。
・スキャンは別の機器で手作業
・FAXは紙で管理している
・印刷コストが把握できていない
・作業時間が無駄にかかっている
結果として、年間で数十万円単位の無駄が発生していたことがわかりました。
原因はシンプルです。
複合機というものを正しく理解していなかったことでした。
複合機とは何か
複合機とは、コピー・プリント・スキャン・FAXなど、複数の機能を1台にまとめた機器のことです。
オフィスでは「コピー機」と呼ばれることもありますが、現在主流となっているのは複合機です。
単なる印刷機ではなく、業務の効率化を支える設備として使われています。
特に最近の複合機は、ネットワークやクラウドと連携することで、紙とデータの管理を一体化できるようになっています。
コピー機との違い
コピー機と複合機の違いは、機能の数だけではありません。
役割そのものが大きく変わっています。
コピー機は、紙を複製するための機械です。
一方で複合機は、業務の中で発生する情報の流れをまとめて処理する機器です。
たとえば、紙の書類をスキャンしてデータ化し、そのまま社内で共有したり、クラウドに保存したりといった作業を1台で行えます。
現在では純粋なコピー機はほとんど存在せず、オフィスで使われている機器の多くは複合機になっています。
複合機の主な機能
複合機には、以下のような機能があります。
・コピー（紙の複製）
・プリント（パソコンやスマートフォンから印刷）
・スキャン（紙をデータ化）
・FAX（送受信）
さらに、最近の機種では次のような機能も一般的になっています。
・スキャンデータのメール送信
・クラウドストレージへの保存
・OCRによる文字認識
・セキュリティ認証印刷
これらの機能によって、紙とデータのやり取りがスムーズになります。
複合機を導入するメリット
複合機を導入することで、業務には大きな変化が生まれます。
作業時間の削減
スキャンやデータ共有が自動化されることで、手作業が減ります。
これにより、日々の細かな作業時間を短縮できます。
コストの可視化
複合機ではカウンター料金という仕組みで印刷コストが管理されます。
これにより、どれだけコストがかかっているかを把握しやすくなります。
業務の標準化
紙ベースの業務は属人化しやすいですが、データ化することで誰でも同じように扱えるようになります。
複合機で失敗するケース
一方で、複合機の導入で失敗するケースも多くあります。
よくある失敗としては、以下のようなものがあります。
・必要以上に高性能な機種を選んでしまう
・カウンター料金の仕組みを理解していない
・印刷枚数に対して機種が合っていない
特に多いのが、営業の提案をそのまま受け入れてしまい、結果としてコストが高くなるケースです。
複合機が必要な企業と不要な企業
複合機はすべての企業に必要というわけではありません。
導入したほうがよい企業は、以下のような特徴があります。
・月に一定以上の印刷を行っている
・紙の資料を扱うことが多い
・スキャンやデータ共有の頻度が高い
一方で、以下のような場合は必ずしも必要ではありません。
・印刷の頻度が極端に少ない
・業務がほぼデジタルで完結している
自社の業務内容に合わせて判断することが重要です。
なぜ複合機で損をする企業が多いのか
複合機は、導入時に十分な比較や検討が行われないことが多い設備です。
・相場を知らないまま契約する
・見積を比較していない
・契約内容を理解していない
こうした状態で導入すると、気づかないうちにコストが高くなってしまいます。
その結果、何年もそのまま使い続けてしまうケースが多く見られます。
まとめ
複合機とは、コピー・プリント・スキャン・FAXといった機能を1台に集約した機器です。
現在では、単なる印刷機ではなく、業務効率を支える重要な設備として使われています。
一方で、仕組みや相場を理解しないまま導入すると、コスト面で損をする可能性もあります。
そのため、複合機を導入する際は、機能だけでなく、自社の業務や使用状況に合っているかをしっかり確認することが大切です。
オフィス電話本舗 ｜ 2026.04.01 23:15
