コスト削減診断とは？複合機の無駄な費用を見つける方法を解説

このページで分かること

• 複合機のコスト削減診断とは何か
• 診断で分かること
• 削減できる費用の種類
• 診断を受けるメリット
• 診断時の注意点

コスト削減診断とは？

複合機のコスト削減診断とは、現在利用している複合機の契約内容や利用状況を分析し、無駄な費用や改善できるポイントを調査するサービスです。

企業の中には、導入当時の契約内容をそのまま継続しているケースも少なくありません。

その結果、本来必要のないコストを長年支払い続けている場合があります。

コスト削減診断では、そうした無駄を見つけて改善策を提案します。

なぜコスト削減診断が必要なのか？

複合機は導入して終わりではありません。

毎月さまざまな費用が発生します。

• リース料金
• カウンター料金
• 保守料金
• 消耗品費用
• 修理費用

これらの費用は契約後に見直されないことが多く、気付かないうちに損をしている企業もあります。

コスト削減診断で確認する項目

一般的には以下の内容を確認します。

確認項目	診断内容
リース契約	料金や残期間
カウンター料金	単価や契約内容
印刷枚数	利用状況の確認
保守契約	サービス内容
機種性能	適正機種か確認

現在の利用状況と契約内容を比較しながら分析を行います。

診断でよく見つかる問題① オーバースペック契約

非常に多いのがオーバースペック問題です。

例えば月間2,000枚しか印刷していないにもかかわらず、大量印刷向けの高性能機を利用しているケースがあります。

その結果、必要以上のリース料金を支払っている場合があります。

診断でよく見つかる問題② カウンター料金が高い

契約時期によっては、現在の相場より高いカウンター料金になっている場合があります。

特に以下は確認したいポイントです。

• モノクロ単価
• カラー単価
• 最低基本料金
• 契約条件

印刷枚数が多い企業ほど影響は大きくなります。

診断でよく見つかる問題③ 印刷枚数が減っている

近年はペーパーレス化が進んでいます。

その結果、導入当時より印刷枚数が大幅に減少している企業も少なくありません。

• 電子契約導入
• クラウド化
• テレワーク導入
• ペーパーレス推進

環境が変わったにもかかわらず契約だけが昔のままというケースがあります。

診断でよく見つかる問題④ 複合機の台数が多い

以前は必要だった複合機が、現在は不要になっているケースもあります。

例えば以下のようなケースです。

• 部署統合
• 従業員減少
• 拠点縮小
• テレワーク化

適正台数を見直すことでコスト削減につながります。

どれくらい削減できるのか？

企業によって異なりますが、見直しによってコスト削減できるケースは珍しくありません。

削減対象	改善例
リース料金	適正化
保守料金	契約見直し
印刷コスト	単価改善
機器台数	統合

診断を受けて初めて問題が見つかることもあります。

診断を受けるメリット

無駄な支出を発見できる

見えにくい固定費を可視化できます。

適正価格が分かる

現在の契約が相場と比較して妥当か判断できます。

契約内容を理解できる

意外と契約内容を把握していない企業は多くあります。

今後の更新計画を立てやすい

更新時期や機種選定の参考になります。

診断時に準備するもの

診断をスムーズに行うために以下を準備しましょう。

• 現在の見積書
• 契約書
• 保守契約書
• 請求書
• カウンターレポート

資料が揃っているほど正確な診断ができます。

無料診断は怪しい？

多くの販売会社では無料診断を行っています。

無料だから危険というわけではありません。

ただし以下のような業者には注意しましょう。

• 契約を急がせる
• 現在の契約を全否定する
• 診断内容を説明しない
• 見積書を出さない

優良業者は根拠を示しながら説明します。

こんな企業は診断をおすすめ

• 契約内容が分からない
• 5年以上見直していない
• 印刷枚数が減った
• テレワークを導入した
• 複合機が古くなった
• コストを削減したい

一つでも当てはまる場合は確認する価値があります。

よくある質問

診断だけでも利用できますか？

もちろん可能です。

診断後に契約する必要はありません。

診断にはどれくらい時間がかかりますか？

資料が揃っていれば短時間で確認できることが一般的です。

リース中でも診断できますか？

可能です。

残債や契約内容も含めて確認できます。

何年ごとに診断すべきですか？

3〜5年ごとの見直しがおすすめです。

特に契約更新前は確認しておきましょう。

まとめ

コスト削減診断とは、現在の複合機契約や利用状況を分析し、無駄なコストを発見するためのサービスです。

リース料金やカウンター料金、保守契約などを見直すことで、コスト削減につながる可能性があります。

特に長年契約を見直していない企業や、働き方が変化した企業は一度診断を受ける価値があります。

まずは現在の契約内容を把握し、自社にとって最適な運用になっているか確認してみましょう。