複合機の総コストとは？導入前に知っておきたい費用の内訳を徹底解説

このページで分かること

• 複合機の総コストの考え方
• リース料金以外に発生する費用
• 5年間でかかる費用の目安
• 総コストを抑える方法
• 導入時に確認すべきポイント

複合機は本体価格だけで比較してはいけない

複合機を導入する際、多くの企業が本体価格やリース料金だけに注目しがちです。

しかし実際には、複合機の運用にはさまざまな費用が発生します。

本体価格が安くても、カウンター料金や保守費用が高ければ結果的に総コストが高くなることもあります。

複合機選びで失敗しないためには、導入から運用まで含めた総コストで比較することが重要です。

複合機の総コストを構成する費用

複合機の総コストは主に以下の費用で構成されています。

• 本体価格またはリース料金
• カウンター料金
• 保守料金
• 搬入設置費用
• ネットワーク設定費用
• 電気代
• 用紙代
• オプション費用

これらを合計したものが実際の運用コストになります。

リース料金

リース契約の場合、毎月一定額のリース料金が発生します。

一般的なA3カラー複合機では月額10,000円〜20,000円程度が相場です。

機種	月額料金の目安
A4モノクロ複合機	5,000〜10,000円
A4カラー複合機	7,000〜15,000円
A3モノクロ複合機	8,000〜18,000円
A3カラー複合機	10,000〜30,000円

リース期間は5〜7年契約が一般的です。

カウンター料金

カウンター料金とは、印刷枚数に応じて発生する費用です。

業務用複合機の運用コストの中で大きな割合を占めます。

印刷種類	料金相場
モノクロ印刷	1〜3円／枚
カラー印刷	10〜30円／枚

カラー印刷の割合が高い企業ほど、総コストに大きな影響を与えます。

保守費用

複合機は精密機器のため、定期的なメンテナンスが必要です。

多くの場合、カウンター料金の中に保守費用が含まれています。

保守契約には以下の内容が含まれることが一般的です。

• 定期点検
• 故障時の修理対応
• 部品交換
• トナー補充
• 訪問サポート

保守契約がない場合、故障時に高額な修理費用が発生する可能性があります。

用紙代

意外と見落とされがちなのが用紙代です。

印刷枚数が多い企業では年間で数万円から数十万円になることもあります。

印刷枚数	年間用紙代の目安
1,000枚／月	約6,000〜10,000円
5,000枚／月	約30,000〜50,000円
10,000枚／月	約60,000〜100,000円

両面印刷を活用することで用紙代を削減できます。

電気代

複合機は常時電源を入れて運用することが一般的です。

最新機種は省エネ性能が向上していますが、年間数千円から数万円程度の電気代が発生します。

利用頻度や機種によって差が出ます。

5年間の総コストシミュレーション

一般的な中小企業がA3カラー複合機を導入したケースを想定してみましょう。

項目	月額	5年間合計
リース料金	15,000円	900,000円
カウンター料金	8,000円	480,000円
用紙代	1,000円	60,000円
電気代	500円	30,000円
総額	24,500円	1,470,000円

本体価格だけではなく、運用費用を含めると大きな金額になることが分かります。

総コストが高くなる原因

カラー印刷が多い

カラー印刷はモノクロ印刷の数倍から十数倍のコストになります。

社内資料までカラー印刷している場合は見直しの余地があります。

オーバースペックな機種を選んでいる

必要以上に高性能な複合機を導入すると、リース料金が高くなります。

利用人数や印刷枚数に合った機種選びが重要です。

印刷ルールがない

社員ごとに自由に印刷できる環境では、無駄な印刷が増えやすくなります。

印刷ルールを設定することでコスト削減につながります。

総コストを抑える方法

複数社から見積もりを取る

同じ機種でも販売会社によって料金が異なります。

必ず複数社を比較しましょう。

モノクロ印刷を活用する

社内資料はモノクロ印刷を基本にすることで大幅なコスト削減が可能です。

ペーパーレス化を進める

PDFやクラウド共有を活用することで印刷枚数そのものを減らせます。

適切な機種を選ぶ

現在だけでなく、将来の利用状況も踏まえて最適な機種を選びましょう。

よくある質問

複合機の総コストは年間いくらですか？

利用状況によって異なりますが、中小企業では年間20万円〜50万円程度になるケースが多くあります。

複合機で最もコストがかかるのは何ですか？

一般的にはリース料金とカウンター料金です。

特にカラー印刷が多い場合はカウンター料金が大きくなります。

安い複合機を選べば総コストも安くなりますか？

必ずしもそうではありません。

カウンター料金や保守費用が高い場合は総コストが高くなることがあります。

複合機のコスト削減方法はありますか？

モノクロ印刷の活用、ペーパーレス化、契約内容の見直しなどが有効です。

まとめ

複合機の総コストは、本体価格やリース料金だけではなく、カウンター料金、保守費用、用紙代、電気代などを含めて考える必要があります。

特にカラー印刷の割合は総コストに大きく影響するため、運用ルールの見直しも重要です。

導入前には複数社の見積もりを比較し、自社の利用状況に合った機種を選ぶことがコスト削減につながります。

総コストを正しく把握することで、無駄な支出を防ぎながら効率的なオフィス運営を実現できるでしょう。