自然災害や電力不足などにより急に「停電」が発生した場合、オフィスの電子機器や周辺機器は大丈夫なのか、心配になりますよね。

最近のオフィス機器は比較的壊れにくく作られていますが、稼働中に突然「停電」が起きると、内部のハードディスクに保存していたデータが破損したり、本体に不具合が生じるなどのトラブルが起こりがちです。

ほとんどのオフィスで使用されている複合機（コピー機）も、例外ではありません。

この記事では、突然の停電時に複合機（コピー機）にどんなことが起こるか、可能性のあるトラブルとその対策について解説します。

 

 

停電によって複合機（コピー機）に何が起こる？

突然の停電によって複合機（コピー機）に起こるトラブルとしては、複合機（コピー機）に保存していたデータの破損や、復旧後にネットワークに繋がらなくなる、印刷ができないなどが考えられます。

こういった災害時にも業務に影響が出ないよう、以下の対策をしておくと安心です。

 

 

対策1. 複合機（コピー機）に保存しているデータのバックアップ

停電が起きた場合、複合機（コピー機）に保存されたデータが失われる可能性があります。

停電時の急な電源断によって、ハードディスクが破損してしまうためです。失われる可能性のあるデータは、以下の通りです。

 

 

複合機（コピー機）本体の着信履歴
通信管理レポート
受信メモリー文書
録音されたメッセージ
送信メモリー文書

 

 

ハードディスクの破損によるデータ損失の対策としては、データを定期的にバックアップすることです。

バックアップをとるデータの内容は、FAXやメールのアドレス帳、ユーザー設定情報などがありますが、機種や設定によっても異なります。

詳しくはお使いの機種の取扱説明書に従って進めましょう。バックアップ方法についても、お使いの機種の取扱説明書で確認できます。

中には、USBメモリーを本機に装着して行える機種もあります。

定期的にバックアップを取っておくことで、停電に限らず、地震や火事などの災害や、ウイルスへのセキュリティ対策にもなります。

 

 

対策2. UPS（無停電電源装置）を導入する

UPS（無停電電源装置）とは、停電になっても自動的に切り替わり電力を供給してくれる、便利な機器のことです。

急な停電の際には、UPSにより電力が供給されるため、その間に正しい手順でシャットダウンすることが可能です。

というのも、一度電源やネットワークが全て遮断されてしまうと不具合が起こりがちですが、正しい手順でシャットダウンすることで、復旧後のIPアドレスの自動変更や、ネットワークへの接続エラーを防ぐことができるためです。

IPアドレスの自動変更（ルーターから自動取得になっているケース）は、固定IPにしていれば影響はほとんどありませんが、IPアドレスが変わってしまうと、プリンターや複合機（コピー機）からの印刷はできません。

 

UPSの容量によっては、電源を落とさずにそのまま長時間使うこともできます。

ただし、容量が多くなるほど高額になります。UPSはあくまでも安全に電子機器の電源を落とすための、臨時稼働用ツールとして導入するのが一般的です。

 

 

停電時の対応

ここまでは、停電の対策についてお話しましたが、いざ停電してしまった時に適切な対応を取ることも重要です。

停電してしまった時には、もし可能であれば、まずコンセントから電源ケーブルを抜き、ブレーカーを切りましょう。

怖いのは、停電の復旧時に電圧が高くなり、電子機器にトラブルが起こる可能性があることです。

最悪の場合、破損や水没、復旧時の通電火災などの2次災害も考えられます。

まずはコンセントを抜いてブレーカーを落とす、この作業をするだけで、こういったトラブルを防げます。

 

 

停電後の対応

給電が復旧したら、浸水や衝撃などにより電子機器、配線やコードなどが破損していないか、燃えやすいものが近くにないかなど、十分に安全を確認してから電子機器の使用を再開しましょう。

ブレーカーを切り、コンセントからプラグを抜いていたら、まずはブレーカーを入れて、プラグを差し込みます。

複合機（コピー機）の電源を入れた後は、動作確認を行いましょう。他の機器との接続が正しくできているか、日付・時刻やネット環境(IPアドレスなど)の設定が変わっていないか確認します。

 

また、建物や電子機器などに外見上の損傷がなくても、長時間経ってから火災が発生する場合もあります。

煙の発生などの異常があった場合は、速やかにブレーカーを落とし、消防機関に連絡をしましょう。

 

 

まとめ

複合機（コピー機）の停電時に起こり得るトラブルや、その対策について解説しました。

事前にしっかり対策しておけば、いざ災害など不測の事態が起きても慌てずに済みます。

オフィス電話本舗では、複合機（コピー機）の導入や入れ替え、メンテナンスについてもご相談可能です。

複合機（コピー機）のことで気になることがありましたら、お気軽にお問い合わせください。

オフィス機器に詳しい専門スタッフが、誠心誠意対応させていただきます！