複合機導入で損しないためのポイント｜契約前に知っておきたい重要事項を解説

このページで分かること

• 複合機導入で損する原因
• 失敗しない機種選びのポイント
• 見積もり比較のコツ
• 契約前に確認すべき項目
• 長期的なコストを抑える方法

複合機は選び方ひとつで数十万円の差が出る

複合機は多くの企業で毎日利用される重要なオフィス機器です。

しかし導入時の判断を誤ると、数年間にわたって不要な費用を支払い続けることがあります。

実際に「もっと比較すれば良かった」「必要以上に高い機種だった」「保守内容を確認しておけば良かった」という声も少なくありません。

損をしないためには、価格だけではなく総合的な視点で比較することが重要です。

ポイント① 月額料金ではなく総支払額で比較する

複合機選びで最も重要なのは総支払額です。

月額料金が安く見えても、契約期間が長ければ結果的に高額になることがあります。

月額料金	契約期間	総支払額
10,000円	7年	840,000円
15,000円	7年	1,260,000円
20,000円	7年	1,680,000円

契約前には必ず総支払額を確認しましょう。

ポイント② 自社の印刷枚数を把握する

適切な複合機を選ぶためには、現在の利用状況を把握する必要があります。

• 月間印刷枚数
• カラー印刷比率
• 利用人数
• スキャン利用頻度
• FAX利用頻度

これらを把握せずに契約すると、オーバースペックや性能不足につながることがあります。

ポイント③ 相見積もりを取る

同じ複合機でも販売会社によって価格や条件は異なります。

1社だけで契約すると適正価格が分かりません。

最低でも2〜3社から見積もりを取得しましょう。

比較することで価格だけでなく提案力やサポート体制の違いも見えてきます。

ポイント④ カウンター料金を確認する

リース料金だけではなくカウンター料金も重要です。

印刷枚数が多い企業ほど影響が大きくなります。

印刷種別	一般的な相場
モノクロ印刷	1〜3円／枚
カラー印刷	10〜30円／枚

特にカラー印刷が多い企業は慎重に比較しましょう。

ポイント⑤ 最低基本料金を確認する

見積書の中には最低基本料金が設定されていることがあります。

印刷枚数が少なくても一定額を請求される仕組みです。

特に小規模事業者や個人事業主は確認が必要です。

契約前に最低請求額を確認しましょう。

ポイント⑥ 保守内容を比較する

複合機は導入後のサポートが重要です。

価格だけで選ぶと故障時に後悔することがあります。

以下を確認しましょう。

• 訪問修理対応
• 受付時間
• 休日対応
• 代替機対応
• トナー配送
• 部品交換対応

長期間利用する設備だからこそ保守体制は重要です。

ポイント⑦ リース契約を理解する

リース契約は原則として途中解約できません。

契約期間中に不要になっても支払いは継続されます。

以下は必ず確認しましょう。

• 契約期間
• 途中解約条件
• 違約金
• 残債の考え方
• 契約終了後の流れ

契約内容を理解してから契約することが重要です。

ポイント⑧ 必要以上に高性能な機種を選ばない

高性能な複合機は魅力的ですが、必ずしも必要とは限りません。

月500枚しか印刷しない企業が月30,000枚向けの機種を導入しても性能を活かせません。

自社に合った機種選びが重要です。

ポイント⑨ 将来の事業計画も考慮する

複合機は5〜7年程度利用することが一般的です。

現在だけでなく将来も考慮しましょう。

• 従業員増加予定
• 拠点拡大予定
• ペーパーレス化計画
• テレワーク導入

数年後も使いやすい環境を想定することが大切です。

ポイント⑩ 信頼できる販売会社を選ぶ

複合機は導入して終わりではありません。

販売会社とは長期間付き合うことになります。

優良業者には次のような特徴があります。

• 利用状況を詳しくヒアリングする
• 総コストで説明する
• 複数メーカーを提案する
• 契約を急がせない
• 保守内容を明確に説明する

価格だけではなく信頼性も重要です。

損しないための最終チェックリスト

• 相見積もりを取得した
• 総支払額を確認した
• 印刷枚数を把握した
• カウンター料金を確認した
• 最低基本料金を確認した
• 保守内容を確認した
• 契約期間を確認した
• 途中解約条件を確認した
• 販売会社を比較した
• 将来の利用計画も考慮した

すべて確認できていれば、大きな失敗のリスクを減らすことができます。

よくある質問

複合機で最も損しやすいポイントは何ですか？

月額料金だけで契約してしまうことです。

総支払額やカウンター料金まで確認する必要があります。

相見積もりは必須ですか？

必須ではありませんが、適正価格を把握するためにおすすめです。

2〜3社を比較すると判断しやすくなります。

安い複合機を選べば損しませんか？

必ずしもそうではありません。

保守内容や印刷単価によっては高くなる場合があります。

契約前に一番重要な確認事項は何ですか？

総支払額と契約期間です。

長期間の契約になるため慎重な確認が必要です。

まとめ

複合機導入で損しないためには、価格だけではなく総コストで判断することが重要です。

また、印刷枚数や利用環境を把握し、自社に適した機種を選ぶ必要があります。

相見積もりや契約内容の確認を徹底することで、高額契約や契約トラブルを防ぎやすくなります。

長期間利用する設備だからこそ、慎重に比較検討したうえで契約を進めましょう。