複合機の最適台数とは？会社規模別の目安と決め方を解説

このページで分かること

• 複合機の最適台数の考え方
• 従業員数ごとの導入目安
• 複数台導入が必要なケース
• 台数を増やしすぎるデメリット
• コストを抑える運用方法

複合機の台数は多ければ良いわけではない

複合機を導入する際、「何台必要なのか分からない」という企業は少なくありません。

実際には会社規模だけでなく、印刷枚数やオフィスレイアウト、業務内容によって最適な台数は異なります。

台数が少なすぎると業務効率が低下し、多すぎると無駄なコストが発生します。

そのため、自社に合った適正台数を見極めることが重要です。

まず確認すべき3つのポイント

複合機の適正台数を決める際は、まず以下を確認しましょう。

• 従業員数
• 月間印刷枚数
• オフィスの広さ

この3つが基本的な判断基準になります。

従業員数別の導入目安

一般的な目安は以下の通りです。

従業員数	推奨台数
1〜10名	1台
11〜30名	1〜2台
31〜50名	2台
51〜100名	2〜3台
100名以上	3台以上

ただし、これはあくまで一般的な目安です。

実際には印刷量によって大きく変わります。

印刷枚数による判断基準

複合機選びでは従業員数より印刷枚数の方が重要な場合があります。

月間印刷枚数	推奨構成
〜3,000枚	1台
3,000〜10,000枚	1台または2台
10,000〜30,000枚	2台
30,000枚以上	複数台

印刷枚数が多い企業は、業務集中による待ち時間も考慮する必要があります。

1台で十分な企業

以下のような企業は1台運用でも十分なケースが多くあります。

• 個人事業主
• 士業事務所
• 小規模オフィス
• IT企業
• ペーパーレス化が進んでいる企業

最近ではクラウド活用が進み、印刷枚数そのものが減少している企業も増えています。

2台以上必要になるケース

次のような企業では複数台導入が検討されます。

• 部署が複数ある
• フロアが分かれている
• 印刷量が多い
• 来客対応が多い
• 業務停止リスクを避けたい

特に総務部と営業部で利用場所が離れている場合は、複数台の方が効率的です。

複数台導入のメリット

印刷待ちが減る

利用者が集中しても待ち時間を短縮できます。

故障時のリスク分散

1台故障しても業務を継続できます。

部署ごとの運用ができる

利用状況に応じた運用が可能になります。

移動時間を削減できる

オフィス内の移動時間を短縮できます。

複数台導入のデメリット

コストが増える

リース料金や保守料金が増加します。

利用率が下がる

印刷枚数が分散し、設備効率が低下する場合があります。

管理が複雑になる

トナー管理や保守管理の手間が増えます。

意外と多い「台数過剰」問題

複合機業界では必要以上の台数を提案されるケースがあります。

例えば20名規模のオフィスで3台導入している企業もあります。

しかし実際には月間印刷枚数が少なく、1台で十分な場合もあります。

台数が増えるほど固定費も増えるため注意が必要です。

最適台数を判断するチェックリスト

• 従業員数は何名か
• 月間印刷枚数は何枚か
• カラー印刷は多いか
• オフィスは何フロアか
• 部署は分かれているか
• 来客対応は多いか
• 業務停止リスクを許容できるか
• ペーパーレス化を進めているか

これらを整理すると適正台数が見えてきます。

将来の増員も考慮する

複合機は5〜7年利用することが一般的です。

現在だけではなく将来も考慮する必要があります。

• 従業員増加予定
• 支店開設予定
• 事業拡大予定
• 印刷量増加予定

数年後の運用も考えた機種選定が重要です。

よくある質問

10人程度の会社なら何台必要ですか？

一般的には1台で十分なケースが多いです。

印刷枚数が極端に多くなければ問題ありません。

複数台導入した方が安くなりますか？

基本的にはコストは増加します。

ただし業務効率やリスク分散のメリットがあります。

故障対策として2台必要ですか？

重要な業務で複合機が止められない場合は検討価値があります。

一般的なオフィスでは1台運用も珍しくありません。

ペーパーレス化している企業はどうですか？

印刷枚数が少なければ1台で十分なケースが多くあります。

まとめ

複合機の最適台数は、従業員数だけでなく印刷枚数やオフィス環境によって決まります。

小規模オフィスであれば1台で十分なケースが多く、部署やフロアが分かれている企業では複数台が有効です。

台数が多すぎるとコスト増加につながるため、利用状況を把握したうえで判断することが重要です。

導入前には現在だけでなく、今後の事業計画も考慮して最適な台数を検討しましょう。