多くの会社でオフィスに複合機（コピー機）を導入していますが、近年ではインターネットの活用も進み、オフィスで受信したFAXを出先からリモートで確認できたり、パソコンで作成した書類などを出先からオフィスで出力できたりと、便利な機能も増えています。

また、紙資料の電子データ化も複合機（コピー機）があれば楽に行えますし、データ化した書類を電子メールなどで共有できるため、ペーパーレス化でコスト削減にも繋がるでしょう。

 

一方で、こうした便利さ故の危険性も注目されつつあります。複合機（コピー機）の便利な機能が、情報漏えいの原因になってしまうのです。

パソコンやスマートフォンのセキュリティ対策については意識していても、複合機（コピー機）のデータ漏えいのリスクについてはあまり認識されていません。

この記事では、複合機（コピー機）のデータ漏えいを防ぐにはどうしたら良いか、解説していきます。

 

 

オフィスに一台！便利な機能が集約された複合機（コピー機）

コピー、ファックス、スキャナーと、1台に全ての機能が備わっている複合機（コピー機）は、オフィスに欠かせない存在になりました。

1台に機能が集約されているので、設置スペースの節約になるのはもちろん、紙の資料を取り込んでデータ化するなど、パソコンを使わず複合機（コピー機）だけで完結することもできるようになり、近年その機能はますます進化しています。

 

 

複合機（コピー機）のデータが「丸見え」に

たいへん利便性の高い複合機（コピー機）ですが、充実した機能が増えるにつれ、不正にアクセスされるリスクも高まっています。

 

一部で報道された「ネット接続の複合機（コピー機）などのデータ丸見え事件」は当初大学で発覚しましたが、企業でも同様のケースがあることがわかっています。

ある中小企業では、情報漏えいを防ぐためのファイアウォールやパスワード設定などの対策がされていなかったため、外部から複合機内のデータや印刷した文書の内容が見られたりする状態になっていました。

IDや社員証のコピーなど、個人情報など、大事なデータが丸見えになってしまうこともあるのです。

 

複合機（コピー機）は社内LANにつながっていますが、インターネットに接続しているということは、第三者がインターネット経由でFAX複合機（コピー機）にアクセスできる可能性があるということです。

複合機（コピー機）単独で電子メールを送信やFAX送信もできることから、不正な情報発信源になる可能性もあります。最悪の場合、情報を盗み取られるだけでなく、不正アクセスによる二次被害のリスクも考えられます。

 

また、Webカメラについても同様の問題が起きています。セキュリティ対策を講じていない場合、第三者が商業施設や住宅などの映像や音声を、ネット上で見たり聞いたりすることができてしまうのです。

ネット社会のリスクとして受け止め、企業はこれまで以上に強固な情報漏えい対策を講じる必要があるでしょう。

 

 

操作が簡単な反面、セキュリティ面は甘くなりがち

近年の複合機（コピー機）は、IT機器に関する専任の管理者がいないような小規模のオフィスなどでも容易に使いこなせるよう、各社の製品は初期設定や操作の扱いを比較的簡単に設定していることが多く、その導入の敷居を下げています。

多機能な機器が導入しやすくなるのは有難いことですが、操作が簡単だからこそ、複合機（コピー機）に不正アクセスされた場合の被害も大きくなりやすいのです。

 

「丸見え」にならないセキュリティ対策とは

対策として一番確実なのは複合機（コピー機）をインターネットに接続しないことです。ただしその場合は、保守契約を結んだ代理店が外部から複合機（コピー機）のトラブル状況やトナーの残量などを確認できなくなるデメリットもあります。

 

対策としては、複合機（コピー機）をインターネット接続する際に、各複合機メーカーから出ているセキュリティガイドラインをダウンロードし、ガイドラインに従って設定しておきましょう。

ファイアウォールに守られた状態で複合機（コピー機）を導入する、ファイアウォールを使用して、許可する通信のみに限定される設定にしておくことも有効です。

 

機器納入業者は社内LANの状況などを把握していないため、単純に社内LANに複合機（コピー機）をつないで終わりというケースがありますが、事前の設定が重要です。

複合機（コピー機）の管理者パスワードは、出荷時デフォルトのものから変更しましょう。ネットワークからの攻撃だけでなく、社内での管理も大切です。機器内のデータにアクセスできる人はなるべく制限しましょう。

アクセス制御機能がある場合は、IDやパスワード認証を求める形にするとより安全になります。

 

 

まとめ

オフィスで活躍してくれる複合機（コピー機）の情報漏えいリスクや、「丸見え」にならないためのセキュリティ対策について解説致しましたが、いかがだったでしょうか。

情報漏えいや不正アクセスなどのリスクを理解し、ファイアウォール設置やパスワード設定など、セキュリティ対策を講じることで、安全に運用して頂くことができます。

自社の複合機（コピー機）が大丈夫か、これから導入の予定があるなど、複合機（コピー機）について疑問や不安がある方は、オフィス電話本舗までお気軽にお問い合わせください。

複合機（コピー機）に精通した経験豊富なスタッフが、誠心誠意対応させて頂きます！