保守契約とは？どんなサービスをしてくれる？

一般的に、保守契約ではインクやトナーなど消耗品の交換、定期メンテナンス、故障した際の訪問修理などが契約に含まれており、追加費用はかからずにこれらのサービスを受けることができます。
消耗品にコピー用紙が含まれていることもありますが、現在は通販業者のコピー用紙の方が安いため、コピー用紙は含まない契約の方が安くなります。

複合機は精密機械なため、自費で修理となると高額な費用が掛かることがあります。また、インクやトナーを自社で購入するようにしておき、万が一切らしてしまった場合には業務に支障が出てしまいます。
そのため、保守契約に入ることで安心かつ快適に複合機を使用することができるのです。

主な保守体形は3つ！

保守体形には主に3つの種類があります。
「カウンター保守」「キット保守」「スポット保守」です。
それぞれ詳しくご紹介します。

①カウンター保守(カウンター形式、カウンタ料金)

複合機には印刷枚数をカウントする「カウンター」という機能が備わっています。
このカウンターごとに保守の金額が決まるのがカウンター保守で、この料金のことをカウンター料金といいます。

カウンター保守では基本料金(最低利用料金)と印刷枚数ごとに加算される料金がかかります。
例えば毎月〇枚まで1,000円、印刷はカラーが1枚△円、モノクロが□円という料金だったとします。
この場合、その月の印刷が〇枚以下の場合、どんなに少なくても1,000円の料金がかかります。
〇枚以上の場合は1,000円＋カラー印刷枚数×△円＋モノクロ印刷枚数□円の合計が請求金額となります。
この基本料金や印刷ごとの単価は保守会社によって異なりますので、基本料金の制限枚数など、ご自分の会社に合った料金の保守会社を選ぶと良いでしょう。

また、このカウンターやトナー残量を保守会社で把握しており、一定数印刷するとインクやトナーなど自動で補充に来てくれるのもカウンター保守の大きな魅力の一つです。

カウンター保守に関するよくあるご質問

1:印刷枚数の確認方法

2:スキャンはカウントされますか？

3:両面印刷の場合やはがきなど小さいサイズの用紙の場合の金額は？

4:カウンタ料金の相場は？

②キット保守(キットトナー保守、キット形式)

キット保守とは、トナーを購入し、そのトナーを使用している間は保守のサービスが受けられる契約です。
保守会社にもよりますが、ほとんどの場合トナーを購入したり消耗品を注文する際は自分で保守会社に連絡します。

印刷枚数が多い場合にはトナーの消費が早く、交換のタイミングも早くなるため、カウンター保守より割高になってしまいます。
一方で、基本料金がかからないことや、一枚ごとではなくインク量で料金がかかることから、印刷枚数が少ない場合や一枚に使うインク量が少ない場合にはお得に使うことができます。
このキット保守は購入したトナーを使用している間のみの契約ですので、メーカー正規品以外のトナーなどを使用した場合には保守を受けることができません。

現在多くの場合カウンター保守が選ばれており、キット保守は一部です、メーカーによっては機種によってカウンター保守しか契約できない場合もあります。

キット保守に関するよくあるご質問

1:交換頻度はどのくらいですか？

2:キット保守の料金の相場は？

③スポット保守

スポット保守とは、複合機が故障した時などに訪問して修理してもらう契約です。
基本料金などはかかりませんが、トナーなど必要な部品を自分で準備しなければいけないことや、修理内容によっては高額な請求になることもあります。
新規の購入の際にはほとんどスポット保守契約は行われず、中古品に行われることがあるのですが、中古品は修理が必要になることも多いため割高になってしまいます。

スポット保守に関するよくあるご質問

1：スポット保守の相場は？

「カウンター保守」「キット保守」「スポット保守」の特徴を比較

「カウンター保守」「キット保守」「スポット保守」の3つの契約方法の特徴を比較すると以下のようになります。

保守体形をしっかり理解し、自社に合った契約を！