最近「DX」という言葉を耳にするようになりましたが、その意味についてご存知でしょうか。

DXは、デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略です。

日本語では「デジタル変革」とも訳されますが、英語圏では交差するという意味を持つ「trans」を「X」と略すことがあるため、「DX」と表記されています。

「DX（デジタルトランスフォーメーション）」とは、企業がAIやビッグデータなどのデジタル技術を用いて、業務の効率化や新たなビジネスモデルを創出したり、デジタル技術などを駆使して人々の暮らしや社会全体がより便利になるよう果敢に変革していく取り組み、すなわち「既存の価値観や枠組みを根底から覆すような革新的なイノベーションをもたらすもの」を指します。
普段オフィスでお使いの複合機（コピー機）も、DXの推進に大きく貢献できます。

この記事では、複合機（コピー機）のDX化とはなにか、そのメリットや注意点について解説していきます。

 

 

DX化で出来ること

DX化といってもピンと来ないという方もいらっしゃるでしょう。

たとえば、ネット通販などでおなじみの「おすすめ機能」もDX化の一つです。

ネット通販で商品を閲覧していると「あなたへのおすすめ」として関連商品が表示されることがありますよね。ユーザーが閲覧したデータなどをもとにAIがユーザーの嗜好を推測し、ユーザーに好まれそうな商品を選び出す機能を、自動的に行うシステムです。

従来は店員が客とじっくり会話をすることで提供できたサービスですが、デジタル化で買い物のスタイルに大きな変革を起こしているのです。

この他にも、コロナウイルスの感染拡大をきっかけに広がったテレワークやオンライン会議、書類の電子署名を始め、5Gなどの通信や自動運転技術など、DXを推進する動きは今後も加速していくと予測されています。

 

 

複合機（コピー機）DX化のメリットとは？

-業務効率化と緊急時の対策

複合機（コピー機）のDX化で最もメリットが期待できるのは、これまで紙に印刷してファイリング、書類の保管のためにスペースを確保していましたが、DX化することでクラウド上に書類の保存が可能になることです。

文書の印刷やファイリングといった作業が不要になっただけでなく、文書をクラウドに保存・管理することで、必要な文書を検索して簡単に探し出すことができます。
クラウドへ文書を保存することで、作業時間の短縮はもちろん、ヒューマンエラーの軽減など、生産性の向上にもつながります。

また、複合機（コピー機）のDX化が進んでいれば、緊急時の対策にもなります。大事なデータをクラウドに保存することで、災害やシステム障害など、有事の場合にも業務に大きなダメージを与えずに済みます。

 

 

-テレワークや外出時でも文書を確認できる

テレワークを導入している企業や外出が多い社員がいても、複合機（コピー機）のDX化によって、オフィスの外からでも文書やデータを簡単に確認することができます。
複合機（コピー機）のDX化は社内外で社員同士のコミュニケーションを助け、情報共有にも一役買ってくれます。

 

 

-結果的にコスト削減につながる

上述の通り、複合機（コピー機）化は結果的にコスト削減につながります。

紙の文書を印刷する場合、用紙代やトナーなどの消耗品代に加え、ファイル代や書庫費用などのコストがかかります。

複合機（コピー機）のDX化によりクラウドサービスとの連携を図ることで、書類の管理や検索にかかっていた人件費の削減も可能です。

特にクラウドサービスでは、自社でサーバーの用意や管理する必要がないためコストの負担が少なく、常に最新の状態にバージョンアップを行ってくれる有能なツールです。

複合機（コピー機）をDX化することで、大幅にコスト削減することができるのです。

 

 

セキュリティ対策は必須

複合機（コピー機）のDX化の推進は良いことばかりのようですが、安全に運用するには万全のセキュリティ対策が必要です。

セキュリティ対策をしっかりしておかないと、データの改ざんや紛失、最悪の場合は顧客や社員の個人情報が流出する可能性も考えられるためです。

具体的な対策としては、重要なファイルへのアクセスを特定の社員だけに限定したり、アクセス時のパスワードを設定するなど、データの取り扱いについて細かいルールを制定したり、ウイルス対策のソフトやファイヤーウォールの導入などが有効です。

さらにデータの紛失やシステム障害などに備えてデータをバックアップしておけば、万が一の場合も安心です。

 

 

まとめ

DXについて、また、複合機（コピー機）におけるDX化のメリットや注意点について解説しました。

セキュリティ対策というハードルもありますが、複合機（コピー機）のDX化を進めることで、業務の効率化やコスト削減、災害対策にも役立ちます。

セキュリティ対策や既存の文書の電子化が面倒という場合は、DXに対応した複合機（コピー機）も登場しています。

オフィス電話本舗でも複合機（コピー機）の機種を豊富に取り揃えております。

どんな機種を選んだら良いか分からない、機種選びで迷っているという方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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