今までは、紙でやり取りした税金に関する書類をスキャンして電子データとして保存し、原本を廃棄するためには非常に手間がかかる行程がありました。

しかし、それが今度の法改正により簡単になります。

さらに、スキャンした文書を有効にする要件として含まれているタイムスタンプを、複合機で付与できることで簡単に保存することができるようになります。

今回はそんな複合機のタイムスタンプ機能についてご紹介します！

電子帳簿保存法の改正により、スキャナ保存が簡単に！

令和４年１月１日から施行される電子帳簿保存法の改正により、書類をスキャンして保存する際の要件が緩和されることになりました。

その前までは、税務署長の事前承認や、書類への自署等が必要でした。

これからは、それらが必要なくなります。

しかし、条件として、タイムスタンプを付与する必要があります。

また、他にも解像度など条件がある為、詳しくは以下のページをご覧ください。

「問12　スキャナ保存を行おうと考えていますが、どのような要件を満たさなければならないのでしょうか。」Ⅱ　適用要件【基本的事項】｜国税庁　

タイムスタンプとは

タイムスタンプとは、その書類が、そのスタンプが押されたときに確実に存在していたことを証明するスタンプです。

このタイムスタンプは、時刻認証局によって発行され、そのスタンプが押されてから改ざんされていないことを証明するものになります。

詳しくは以下のページをご覧ください。

タイムスタンプのしくみ | 制度概要 | タイムビジネス認定センター

タイムスタンプを付けるためにはタイムスタンプ機能のあるソフトやアプリが必要になります。

タイムスタンプをつける為だけのソフトもありますが、会計や経理ソフトを使用している場合、そちらに機能としてついている場合もあります。

また、複合機についている、もしくは複合機のオプションとしてつけられる場合があります。

タイムスタンプがつけられる複合機 Canon　iR-ADVシリーズ

書類を電子データ化する際には、ほとんどの場合複合機でスキャンを行います。

このスキャンの際にタイムスタンプがつけられれば、手間が非常に減るのは明白です。

Canon iR-ADV C3826F | オフィス電話本舗|複合機・コピー機ページ|東京都千代田区

CanonのiR-ADVシリーズでは、オプションとして「ユーザー署名&タイムスタンプ拡張キット・A1」というのが用意されています。

このオプションを使えば、タイムスタンプの付与されたPDFとしてスキャンすることができます。

書類電子化のメリット

電子帳簿法改正のためだけでなく、書類電子化には大きなメリットがあります。

それは、以下の3つです

• 紙の保存の必要がないため、保管場所の削減になり、劣化・紛失なども避けられる
• 必要なデータの整理や検索がしやすく、業務効率がアップする
• クラウドなどを利用すれば多様な働き方のニーズにマッチし、利用しやすくなる

この書類の電子化について、より便利に、効率的にできるようになっているサービスがKONICA MINOLTAのDispatcher Phoenixです。

Dispatcher PhoenixはKONICA MINOLTAのbizhubシリーズと連携し、

書類の収集(複合機や端末から設定された情報を収集)、

仕訳(リネームやOCR変換、QRコード読み取りなど)、

配信(業務システムへの送信や、クラウドへの保存、個人所いう法など必要箇所を墨消しして出力など)

を自動でできるサービスになります。

KONICA MINOLTAでは他にも書類の電子化をより便利に、かつ正しく行えるような機能、サービスなどを提供しています。

詳しくはKONICA MINOLTAの以下のページも是非ご覧ください。

書類電子化の基本的なルールとメリット – コラム – いいじかん設計 | コニカミノルタ

タイムスタンプ機能は会計ソフトや、タイムスタンプのみつけるソフトを利用するという方法もある為、こうした書類の電子化自体をより便利にしたサービスを利用するというのもおすすめです。

KONICA MINOLTA（コニカミノルタ） bizhub C287i | オフィス電話本舗|複合機・コピー機ページ|東京都千代田区

タイムスタンプについて知って、正しく効率的な会計処理を！

参考元：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁