OCR機能とは？

OCR機能とは、Optical Character Recognition/Readerの略で、日本語だと光学的文字認識といいます。

スキャンしたり、写真撮影したりした画像の中から文字を読み取り、文字データとしてパソコン上で扱えるようにする機能です。

この読み取りの際に、以下のような作業も行っています。

• 写真や画像などグラフと文字を分けて認識、保存
• 文字は日本語の単語情報と照合

そのため、出力されたファイルでは画像と文字と別々に編集することや、より精度の高い文章としての認識などが可能になります。

OCR機能のメリット・デメリット

メリット

OCR機能のメリットは、なんといっても手軽に書類のデータ化ができ、業務の効率化ができることです。

書類のデータ化ができると、情報共有が簡単になり、テレワーク推進にもつながります。

書類の収納場所もかなり削減することができます。

また、電子帳簿保存法では2022年1月の改正により、電子取引でのやりとりは電子データでの保存が義務化され、紙で行われていた取引の書類をスキャンして保存する場合には事前に申請・許可が必要だったものがいらなくなる、スキャナ保存の要件の緩和されるなど、電子化しやすいよう法律も整ってきています。

個人事業主の確定申告も電子帳簿の方が控除額が高くなるなど、特に経理関係はこれからどんどん電子化する流れになってくるでしょう。

業務の効率化については、書類をデータ化するのが容易になるだけでなく、それにより紙でもらった情報の編集が簡単に行えることや、文章検索で必要なファイルが検索できるなど日々の業務がよりスムーズになるメリットがあります。

さらに、ペーパーレス化推進となるため、環境に優しいというメリットもあります。

デメリット

OCR機能のデメリットは、OCR機能を使用して出力したファイルの容量が通常のスキャンファイルよりも重くなることです。

デバイスやサーバの保存容量にも限界があり、色々な情報がデータ化している中、容量が重くなるというのは実は深刻なデメリットです。

そのため、OCR機能の導入の際は、とりあえずOCR機能を使って出力するのではなく、その書類にOCR機能が必要かどうか考え、必要なもののみ使用するようにすると良いでしょう。

OCR機能を導入するには？

OCR機能のあるソフトを購入したり、サービスを利用したりしてその機能を使うか、最近ではOCR機能が最初からついていたり、オプションで簡単に使用できたりする機種の複合機を導入することでOCR機能を使用することができます。

他にも、OCR機能のついたドキュメントスキャナを複合機とは別に導入するという方法もあります。

ソフトを購入する

ソフトは、対応している複合機と連携してスキャンと同時にOCR機能を使用して出力するものや、既にスキャンしたPDFデータから文字をデータ化できるものなどがあります。

対応OS、対応複合機がソフトによって違いますので、オフィスの環境に合った物を購入する必要があります。

OCR機能がついている、もしくはオプションで付けられる複合機を導入する

KONICA MINOLTAですと、1422W / 1422W SP / 1422W SPF、bizhub 1842fなどのモノクロ複合機にはOCR連携機能があり、スキャンしたデータやFAXデータを文章から検索することが可能です。

また、KONIKA MINOLTAではbizhubシリーズ向けの複合機拡張オプションi-Optionというサービスがあります。

このサービスを使うとOCR機能により文字をデータ化し、PDF形式やマイクロソフトオフィスに対応した形式のファイルに変換。そのため、画像、テキストの再利用が可能になります。

i-Optionの使用できるKONICA MINOLTA（コニカミノルタ） bizhub C287iの紹介ページはこちらから

Canonですと「Office Open XML」という機能があります。

これは紙文書をスキャンする際に、OCR機能で文字をデータ化し、さらに図形データのアウトライン処理も行ったうえでPowerPoint形式に変換することができます。

そのため、画像、テキストの再利用が可能になります。

このOffice Open XMLは以下のシリーズの複合機で対応しています。

imageRUNNER ADVANCE C5800シリーズ (オフィス電話本舗での紹介ページはこちら)

imageRUNNER ADVANCE 6700シリーズ

imageRUNNER ADVANCE C3800シリーズ(オフィス電話本舗での紹介ページはこちら)

また、Canonではクラウド型AI OCRソリューション「CaptureBrain」というサービスを提供しています。

こちらはスキャンした画像などをクラウド上にアップロードすると、クラウド上で画像補正・帳票仕訳け・OCR処理したのち、その結果を確認、修正してからCSV等編集可能なデータとして出力できるサービスです。

OCR機能を使って業務の効率化！