複合機（コピー機）からの情報漏えいのリスクと言われても、ピンと来ない方もいらっしゃるかも知れません。

実は近年、複合機（コピー機）を経由した情報漏えいが、じわじわと増えています。

最近の複合機（コピー機）は、インターネット回線によって社内外の端末とも接続されていることがほとんどです。そのため、不正アクセスやFAXの誤操作などにより、複合機（コピー機）内の文書や顧客リストなどデータの情報漏えいのリスクがあるのです。

この記事では、複合機（コピー機）に潜む見えないリスクと、その効果的な対策、さらに業務効率化や（働き方改革）にもつながる“プラスα”の取り組みをご紹介します。

 

なぜ複合機（コピー機）から情報漏えいが起きるのか？

昔のコピー機は「紙をスキャンして印刷するだけ」でしたが、いまや複合機（コピー機）は小さなパソコンのような存在になりました。スキャンデータを保存するHDD（ハードディスク）や、ネットワークを介したクラウド連携など、便利さの裏にセキュリティリスクが潜んでいます。

 

 

代表的な情報漏えいのリスクには、以下のようなものがあります。

 

-不正アクセスによるリスク①

複合機（コピー機）の情報漏えいの原因の一つに、外部からの不正アクセスによって、複合機（コピー機）に保存した文書が盗み見されたり、機密情報を抜き取られたりすることが挙げられます。

実際に、複合機（コピー機）に保存された文書が、外部からのアクセスによって盗み見されたケースもあります。

特に顧客情報や機密情報などを悪用された場合、取引先との信用問題に関わる大きな危険をはらんでいます。

また、悪意のある第三者から盗み見られるだけでなく、内部からの不正行為にも注意が必要です。

 

 

-不正アクセスによるリスク②

不正アクセスによる2つ目のリスクは、外部からのアクセスによって複合機（コピー機）の設定が不正に変更されたりすることです。

多くの複合機（コピー機）は、Webブラウザーによって各種設定や変更、ストレージに保存した文書を閲覧できますが、通常権限を与えられた管理者のみがアクセス可能で、専用のパスワードが設定されています。

ところが、不正アクセスによって複合機（コピー機）の設定、たとえばIDやパスワードを含む設定を不正に変更され、複合機（コピー機）を使えなくなってしまうケースもあります。

 

 

-宛先入力を間違え誤送信してしまった

社内機密文書を複合機（コピー機）でスキャンし、本社に送るつもりが、業務を頼まれた新人社員が誤って取引先のA社のアドレスを選択し、社内機密文書をFAXで誤送信してしまった事例があります。

しかも、社内機密文書は保護されていなかったため、A社の社員は簡単に文書を開けることができてしまい、大騒動となりました。

こういった機密情報が漏えいした場合、最悪の場合、顧客との取引停止という深刻なトラブルになりかねません。

一度の「誤送信」が、単純な失敗では済まないケースがあることも覚えておきましょう。

 

 

情報漏えいを防ぐ3つの基本対策

1.ネットワーク設定をセキュアに保つ

複合機（コピー機）は、LAN・Wi-Fiを経由してクラウドやPCと通信しています。

ネットワーク設定が甘いと、Wi-Fiや共有設定を通じて簡単に外部から不正アクセスされてしまいます。

アクセス権限の制御や、VPN接続（Virtual Private Network/仮想専用通信網）を取り入れて、安全なネットワーク環境を保つことが重要です。

テレワークなどの多様な働き方が増える今、「どこからでも印刷できる便利さ」と「セキュリティの両立」が、情報漏えい防止のカギとなります。

 

 

2. ユーザー認証で「誰が使ったか」を見える化

複合機（コピー機）を使うたびに、ICカードやPINコードで認証を行う仕組みを導入する企業も増えています。

その都度印刷やスキャンの履歴がユーザー単位で残り、誤送信や不正利用の防止に非常に有効です。

こうしたルールを徹底することで、社員の「セキュリティ意識」も自然と高まります。

 

 

3. HDD暗号化・自動消去機能を活用

最近の複合機（コピー機）は、スキャンや印刷データを自動的に暗号化・消去する機能を搭載しています。

そもそも複合機（コピー機）にデータが残っていなければ、抜き取られる心配もありません。

複合機（コピー機）の導入時には、販売店や保守担当者に「暗号化オプションが有効になっているか」を確認しましょう。

廃棄・返却前に、必ずHDDの初期化や物理破壊を行うことも重要です。

 

複合機（コピー機）は“セキュリティの盲点”から“DXの起点”へ

情報漏えいの対策は手間が増えると思われがちですが、実はこれらの取り組みが、業務効率化やDX（デジタルトランスフォーメーション）推進にも直結します。

クラウド連携やPC・スマートフォンとの連携など、複合機（コピー機）がどんどん便利に進化している分、情報漏えいやウイルス感染など、セキュリティのマネジメントは必須事項と言えます。

オフィス電話本舗でも、企業の形態やオフィスのIT環境などを踏まえて、最適な情報セキュリティも搭載した複合機（コピー機）のご提案が可能です。

複合機（コピー機）の導入や入れ替え、セキュリティが気になっているという方は、ぜひお気軽にお問い合わせください！