オフィスに欠かせない複合機（コピー機）には、さまざまな機能が搭載されています。

特に近年の機種には充実した便利機能が搭載されていますが、「どのような機能があるのか分からない」「自社にどんな機能が必要か判断が難しい」「機能の存在は知っているが使いこなせない」と、モヤモヤを感じている方も多いでしょう。

この記事では、複合機（コピー機）の基本機能をはじめ、業務の時短や効率化につながる便利機能をご紹介します！

 

 

割り込み印刷

動作中の印刷作業を一時停止させて、割り込んで新しい印刷を行える機能です。

大量印刷を行っている際に、急ぎのコピーが必要なときなどにとても便利です。数枚の印刷であればすぐ終わるので、急ぎのコピーが終わった後に、すぐ大量印刷を再開することができます。
今まで印刷が終わるまで待っていた時間を、他の業務や顧客対応に充てることができ、業務効率化につながります。

 

 

フィニッシャー

フィニッシャー機能は、印刷物に自動でホチキスを留めたり、穴を開けたり、三つ折りをするなど、さまざまな仕上げをしてくれる機能です。

手動で作業する手間が省けるため、資料作成が多いオフィスにおすすめです。

フィニッシャーで利用できる機能には、以下のようなものがあります。

 

 

・ステープル（ホチキス留め）
・穴あけパンチ
・サドルステッチ
・中折り、中綴じ、Z折り
・三つ折り
・50枚～100枚の大量製本

 

 

クラウド連携

クラウド連携とは、複合機（コピー機）で電子化した文書を、クラウドに保存して共有・管理できる機能です。

複合機（コピー機）でスキャンしたデータをクラウドツールやアプリを通して簡単にアップロードして保存して、PCやスマートフォンから検索・閲覧ができるようになります。

また、クラウド上に保存したデータは直接プリントアウトすることができます。

 

 

FAXのPDF変換と保存

スキャン機能を使ってFAXで読み取り、データ化できる機能です。

受信文書をPDFに変換して、PCのフォルダやUSBなどにデータとして保存、メールなどで他の端末に送信できるため、ペーパーレスによるコストカットが期待できます。

PDFファイルなら受け取る側のデバイスを選ばず、ファイルを開くことができます。もちろん、印刷も可能です。

外出先やテレワークなど、どこにいても会社から受信したFAX文書を確認できるため、外出が多い営業マンや在宅勤務の方など、フレキシブルな働き方に最適な機能です。

 

 

指定範囲消去コピー/枠消し

指定範囲消去コピー機能は、原稿のなかで消したい部分を指定し、その部分を消去して印刷する機能です。

原稿の上下左右の各辺に対して、消去する幅を設定し、四辺を同じ幅で消去することができます。

たとえばパンチ穴の影やホチキス跡、FAXの上部に印刷されている受信記録を消したり、きれいな資料を作るときなどに活躍します。また、書籍の見開きをコピーをする際にも、影を消すことができます。

 

 

追跡情報印字プリント

追跡情報印字プリントは、システム設定をオンにすることで、印刷日時やユーザー名を上下に印字できる機能です。

どこでいつ印刷をしたか紐付けるられるため、印刷頻度の把握や、不正コピーや情報漏洩を防いだりするのに役立ちます。

 

 

セキュリティ強化機能

-ユーザー認証機能

ユーザー認証機能とは、登録してあるICカードを持つユーザーのみが複合機（コピー機）を利用できるようにする機能です。

誰が複合機（コピー機）を利用したか記録することで、トラブル発生の際などの対応にも利用者を把握できます。

原稿の置き忘れや取り間違いによる情報漏洩の防止など、強力なセキュリティ対策になります。

 

 

-地紋印字機能

地紋印字機能は、原稿の背景に文字やマークなどの透かし文字を挿入し、オフィスの機密情報や重要情報の流出防止に役立つ機能です。

地紋印字された原稿でコピーすると、背景に「COPY 」や「複製禁止」などの文字列が浮かび上がった状態で出力されます。

この機能は、個人情報や機密情報、デザインやイラストの不正コピーを防止するのに適し、社員のセキュリティ意識を高めるのにも効果的です。

印字には、「㊙」「CONFIDENTIAL」「COPY」「DRAFT」「社外秘」」「コピー禁止」などがあり、基本機能ではありませんが、多くの複合機（コピー機）に搭載されています。

 

 

まとめ

複合機（コピー機）には、基本機能に加えてさまざまな便利機能が搭載されていますが、特に新しいモデルには、多くの最新機能が搭載されています。

ただし、複合機（コピー機）は多機能であるほど高額です。導入の際は、多機能だけにこだわらず、自社にとって必要な機能となくても良い機能を見極めることが重要です。

オフィス電話本舗では、さまざまな複合機（コピー機）を取り扱っており、導入のお悩みに関する相談も受け付けています。

「自社に必要な機能がわからない」「まずは相談してみたい」という場合も、ぜひ気軽にお問い合わせください！