近年パソコンやインターネット、スマートフォンの発展により、オフィスでもさまざまなサービスの「クラウド化」が進み、FAXサービスにおいても、FAX送受信の一連の仕組みを電子化する「クラウド型FAX」が急速に普及しています。

一方で「クラウド型FAX」がどんなものなのかピンとこない、という方もいらっしゃるかと思います。

この記事では、「クラウド型FAX」とはなにか、FAXをクラウド化するメリットやデメリット、注意点について解説していきます。

クラウドFAXを選ぶ際の参考にしていただければ幸いです。

 

クラウド型FAXとはどんなものなのか

クラウド型FAXは別名「インターネットFAX」とも呼ばれます。

通常のFAXは複合機（コピー機）と電話回線を利用して送受信しますが、クラウド型FAXでは、パソコンやスマホ、「クラウドサービス」を利用してFAXを送受信するサービスの総称になります。

従来型のFAXとは違い、FAXや複合機（コピー機）がなくても、インターネットさえつながれば、パソコンやタブレット、スマートフォンなどからFAXの送受信や閲覧が可能になります。

 

実際の流れは、受信したFAXがPDF形式でメールに届いたり、PDFファイルをメールに添付して送信する、という使い方になります。

FAXや複合機（コピー機）とクラウド型FAX間をはじめ、FAXや複合機（コピー機）を持たない人同士でもデータのやり取りできるのが特徴です。

 

 

クラウド型FAXのメリット

FAXを電子化することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。ビジネスシーンにおいて、クラウドFAXを導入することによって得られるメリットをご紹介します。

 

-コスト削減につながる

クラウド型FAXでは、サーバー上の書類データを閲覧したり、送受信できるシステムです。

受信したFAXを紙で印刷し、ファイリングするなど、今まで発生していた手作業による負担を大きく軽減できるだけでなく、用紙代やインク代、電気代などの経費削減が期待できます。

また、通常の複合機（コピー機）と違い、機器の購入費用や配線工事費用などの導入費用や、FAX送信時の通信費などのコスト削減ができます。

 

-業務効率が上がる

従来のFAXでは、FAX送受信のために複合機（コピー機）まで移動する必要がありましたが、クラウド型FAXでは、インターネット環境さえあれば、パソコンやタブレット、スマートフォンなど、あらゆる端末からFAXを送受信することができます。

さらに、受信したFAXは自動で指定のフォルダに振り分けられるため、保存や保管の手間がかからず、宛先やテキスト、キーワードなどで必要な書類をすぐに見つけて、アクセスすることができます。

 

クラウド型FAXサービスには、受信データをOCRで読み取ってデータに変換できる機能を持つものもあります。

紙で受け取った発注書などの証票書類をOCRで読み取ってデータ化できれば、業務内容によっては劇的な業務効率化につながるでしょう。

 

-フレキシブルな働き方に対応

クラウド型FAXでは、インターネット環境さえあれば、外出先や自宅など、オフィスの外でもFAXを送受信することができます。

FAXの確認のための出勤や帰社が不要なため、場所にとらわれずFAXの内容を確認でき、外出が多い業種やテレワークなどにも柔軟に対応することができます。

 

 

クラウドFAXのデメリットと注意点

非常に便利なクラウド型FAXですが、利用者によってはデメリットを感じることもあります。デメリットについても確認しておきましょう。

 

-インターネット環境が必須

クラウド型FAXを使用するには、インターネット環境が必須です。

 

現在インターネットを導入していない企業は少ないかも知れませんが、従来のFAXとは異なり、インターネット回線を介して送受信を行うため、通信速度についても整備が必要でしょう。
オフィスにインターネット回線がなければ、新たにプロバイダーと契約しなくてはなりません。

もし外出先やテレワークでもやりとりする場合は、オフィス外でのインターネット環境についても整える必要があるでしょう。

 

-電話番号が変わる可能性も

クラウド型FAXの導入によって、電話番号が変更される可能性があります。

番号を変えるとなると、名刺やHPなどの番号や、取引先や顧客への周知徹底をしなければならず、電話番号の変更はできるだけ避けたいものです。

 

サービスによっては、既存の番号をそのまま使用できるクラウド型FAXもありますので、サービス提供会社に確認してみましょう。

 

-手書き資料はスキャンが必要

紙のFAXはそのままでFAX送信することができますが、クラウド型FAXの場合は、一度スキャンしてデータ化してサーバー上にアップロードするという手間がかかります。

企業によって手書きの見積書や発注書などをFAXでやりとりすることが多い場合は、クラウド型FAXへ切り替えることで、さらに業務の負担が増えてしまうかもしれません。

 

プロバイダー選びとセキュリティ対策も重要

クラウド型FAXで受信したFAXは電子データとして保管されるため、社内の“ペーパーレス化”にもつながり、利便性や業務効率の改善、コスト削減などの導入効果が期待できるなど、さまざまなメリットが得られます。

 

ただし、インターネット回線を使用するため、ハッキングやウイルスなどによる情報漏えいのリスクもあります。

また、プロバイダー選びも大切です。万が一倒産などによりサービスが停止となった場合、それまでに送受信したFAXデータが確認できなくなる可能性も出てきます。

クラウド型FAXを導入する場合は、プロバイダーの信頼性の確認やセキュリティ対策について十分に考慮した上で進めましょう。

 

 

まとめ

クラウド型FAXを導入するメリットや注意点について解説しました。

手書き資料のFAX送信は逆に手間がかかってしまうなど、業務形態によっては、クラウド型FAXより普通のFAXの方が向いている企業もあります。

どちらがより便利でコストが安くなるかは、業種や社内におけるITの浸透度合いによっても異なるでしょう。

自社にどちらのFAXが向いているか分からない、検討したいという方は、ぜひオフィス電話本舗までお気軽にお問い合わせください。

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