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複合機を選ぶ基準に?月間印刷枚数とは?

複合機を選ぶ基準に?月間印刷枚数とは?

複合機を選ぶ際に、月間印刷枚数がわかっていると自社に合った複合機を選びやすくなります。消耗品なども含め、大体月々かかるコストなどを考える際にも重要です。
今回はそんな月間印刷枚数について説明いたします!

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月間印刷枚数とは

月間印刷枚数

月間印刷枚数とは、月々複合機で印刷する枚数のことです。通常、FAXの出力やプリントアウトなど印刷物全てを含めた枚数のことをいいます。

 

この月間印刷枚数は企業によって大きく異なります。

会議資料は基本的に電子データで共有している、メールのやりとりが主でFAXも受信データで確認という企業であれば月間印刷枚数はとても少ないでしょう。

一方、会議ごとに人数分の資料を印刷したり、営業の際お客様に印刷した資料を手渡すという企業であれば月間印刷枚数は多くなります。

 

電子データも紙のデータもどちらもメリットデメリットがあり、きっと皆様自社に合った方法で業務をされているかと思います。

そのため、自社のおおよその月間印刷枚数を把握することで、自社に合った複合機を選ぶことができます。

月間印刷枚数の計算の仕方~既にコピー機・複合機を使っている場合

既にコピー機や複合機を使っている場合には比較的簡単かつ正確に月間印刷枚数を割り出すことができます。

①カウンター保守契約をしている場合

カウンター保守契約の請求書や、複合機本体のカウンター数値から確認可能です。

②キットトナー保守契約の場合

トナーは1つにつき印刷可能な枚数が決まっています。そのため、その枚数をトナー交換にかかった期間で割ると月間印刷枚数が割り出せます。

例えば、5000枚印刷できるトナーの交換が10カ月に1回であれば500枚ほどの月間印刷枚数となります。

③購入した印刷用紙の枚数から推測する

保守契約などをしていない、カウンター機能のないコピー機を使っている場合などは、消耗品として購入している印刷用紙の購入頻度と在庫を比べてみると大体どれくらいの印刷用紙を月に使っているのか、つまり、月間印刷枚数が推測できるかと思います。

月間印刷枚数の計算の仕方~初めての場合

コピー機や複合機をまだ導入していない場合や、使用しているけれど月間印刷枚数を把握できそうなデータがない場合には、どんな時に印刷するのかを細かく想定、計算していくと良いでしょう。

例えば日常の業務で使う枚数ならば

  • 営業日数×個人が印刷する枚数×社員の人数

で割り出すことができます。

それに加えて、

  • 会議の回数、その際の大体の資料枚数や部数など
  • 営業に行く回数、その際相手先に渡す資料の枚数など

を足していくと大体の月間枚数が出てくるかと思います。

すこし手間に感じますが、複合機を選ぶ基準となるのは数百、数千といった位の数値になってきますので、数枚、数十枚のずれは気にしなくても大丈夫です。

月間印刷枚数の多い、少ないの目安

大体ですが、月間印刷枚数が多いか少ないかの目安は以下のようになります。

  • ~3000枚:少ない
  • 3000枚~5000枚:標準
  • 5000枚~:多い

以下の印刷速度や保守契約についての項目ではこの目安を参考に考えていただければと思います。

 

また、10000枚以上の月間印刷枚数がある場合や、印刷物の種類が幅広い場合などは一台の複合機だけで考えるのではなく、複数の複合機の導入などを考えてみても良いかもしれません。

例えば、複合機によってはLAN接続やユビキタスネットワークなどでオフィス内に複数の複合機があっても自分のデスクから自由に使いたい複合機で出力ができます。

印刷やスキャンの順番待ち、複合機への移動などのストレスがなくなり、快適に業務を行うことができます。

 

他にも、全く同じ原稿を何千枚も印刷するような場合には「KONICA MINOLTAのデジタル孔版印刷機とは?」でご紹介しているデジタル孔版印刷機を使用すると一枚ごとの単価が非常に安くなります。

月間印刷枚数は複合機や保守契約を選ぶ基準になる

月間印刷枚数は複合機や保守契約を選ぶ際の基準にすることができます。それぞれ何故基準となるのか、どんなものを選べばよいのかを詳しく見ていきましょう。

印刷速度の差

複合機には印刷速度の差があります。

他の記事でもご紹介をしたことがありますが再度ご説明すると、複合機の速度には以下の二つがあります。

  • ファーストコピータイム:コピー(スタート)ボタンを押してから、最初のコピー完了した用紙が機体から外に排出されるまでの時間のこと
  • 連続複写速度:1分間に印刷が何枚できるかを表す指標

月間印刷枚数が多ければ多いほど、この印刷時間の差が業務に与える影響は大きくなります。

そのため、月間印刷枚数の多い会社はなるべく印刷速度の早い複合機を選ぶと良いでしょう。

 

大体ですが標準程度の月間印刷枚数の場合には、連続複写速度が25枚以上の複合機が適しているとされています。

多いとされている5000枚を超えてくると、35枚以上のものの方がおすすめです。

もちろん月間印刷枚数の少ない企業でも、印刷速度の速い複合機を導入すれば印刷業務にかかる時間の削減につながります。

しかし、大体の場合速度の速い複合機は価格が高くなってしまうため、その価格分のコストを高く感じるか、低く感じるかという問題になってくるでしょう。

保守契約ごとの単価の差

月間印刷枚数によっては、カウンター保守契約、キット保守契約のどちらの保守契約がお得かということも変わってきます。

当ブログの「カウンター保守?キット保守?複合機導入の際の保守体形についてご紹介!」で詳しく解説していますが、一般的に標準から大量印刷をする場合にはカウンター保守契約の方が一枚ごとの単価が安くなります。

月間印刷枚数を把握して、自社に合った複合機選びをしよう

月間印刷枚数は複合機選びにとって重要なポイントであるということが伝わったかと思います。

今まで気にしたことがなかったけれど、月間印刷枚数を考えてみたらより印刷速度の早いものに複合機を入れ替えた方が良いと感じるケースなどもあるかもしれません、

オフィス電話本舗では複合機の導入はもちろん、入れ替えのご相談にも応じております。気になった方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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オフィス電話本舗 | 2021.10.04 08:55