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複合機にもリスクが!?複合機のセキュリティ機能をご紹介!

複合機にもリスクが!?複合機のセキュリティ機能をご紹介!

オフィスで日常的に使用している複合機では、大事な情報をたくさんやりとりしています。
スキャンしたデータや、印刷しようとしたデータ、その印刷物などの取り扱いは気を付けなければ情報漏洩や紛失のリスクがあります。
一人ひとりが気を付けるのはもちろんですが、セキュリティが強固な複合機を使うことでより安心を手に入れることができます。
今回は複合機のセキュリティ機能についてご紹介します!

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複合機のセキュリティ機能とは

複合機のセキュリティ機能には様々なものがあります。

HDDやSSDといった記憶媒体のデータを暗号化したり、ウイルス対策をしたりという複合機内部のセキュリティだけでなく、利用者を限定したり、印刷物の取り違えや持ち去りがないよう工夫したりという複合機の使用に関係するセキュリティもあります。

今回はKONICAMINOLTAのbizhub i-SERIESを参考にそんな複合機のセキュリティ機能について詳しく見ていきましょう。
KONICA MINOLTA(コニカミノルタ)bizhub C360iの情報はコチラ

 

なお、どの複合機にもここで紹介する機能がついているわけではありませんので、ご希望の機能がある場合にはお気軽にお問い合わせください。
ご希望の機能が搭載しているものをご紹介いたします。

お問い合わせはコチラ

不正アクセスやウイルスなど外部からの脅威に!

複合機はパソコンやタブレット、スマートフォンなど今や様々な端末と連携します。インターネットとも連携し、直接クラウドとのやりとりをする機種もあります。
そのため、不正アクセスやウイルスなど外部からの脅威にもセキュリティ対策をする必要があります。

記憶媒体の暗号化

HDDやSSDなど記憶媒体への保存を暗号化することで、セキュリティを向上させることができます。

ウイルススキャン

ウイルススキャンが複合機に搭載されることで、ウイルス感染を防ぎ、安心して使用することができます。

不正利用を防止!ユーザー認証

複合機を使用できる人物を認証制にすることで、不正利用を防止することができます。

ユーザー認証にはIDやパスワードを入力する他、バイオメトリクス認証(指の静脈認証など)やICカード認証などの機能があります。

印刷物の取り違えや持ち去り防止に

印刷物の取り違えなどにより情報漏洩してしまう、情報を紛失してしまうケースもあり、社内だからと対策をしないとリスクがある状態になってしまいます。
以下のような機能でそれを防ぐことができます。

パスワード印刷

パソコンのプリンタードライバー画面で入力したパスワードを、複合機本体でも入力しないと印刷できない機能です。

その都度入力しなければいけない手間はありますが、確実に自分のみが印刷物を手にすることができます。

また、IDはPCのログイン名に設定することで手間を減らすことができます。

サーバーレスユビキタスプリント

複合機を複数使用している場合、機種によっては複数の複合機をユビキタスグループとして結び、その中の任意の複合機を選んで印刷させることができます。

自分の行きやすい場所にある複合機を選択することで取り違えを防ぐのはもちろん、移動距離を減らして業務の効率化にもつながります。

印刷完了時ランプの点灯

印刷完了時にプリントランプを点灯させることができます。

枚数のある印刷など印刷に時間がかかる場合、他の作業に手を付けてしまいつい取り忘れてしまいそうになることがあるかもしれません。
そんな時この機能があればランプが点灯するため、印刷完了に気づき取り忘れを防止します。

二次コピーや改ざん防止に

印刷したものや作成した文書を二次コピー、改ざんなどにより不正利用されてしまうことを防ぐ機能により、信頼度を向上させることができます。

地紋セキュリティ機能

地紋セキュリティパターンを原稿の上に付加して出力し、二次コピーを防ぐことができます。

電子署名

電子署名を追加することでどの複合機で作成された文書か証明し、改ざんを防ぐことができます。

高度なセキュリティの目安にCC認証

色々な機種を見比べる上で、機能では迷ってしまうという場合にはCC認証(Common Criteria、ISO / IEC15408)を取得しているかどうかが一つの目安になります。

CC認証とは、情報セキュリティが適切に設計、実装されているかどうかの国際基準です。

このCC認証を取得している機種を選ぶことで、安心して使用することができます。

CC認証について詳しくはこちら:情報処理推進機構:情報セキュリティ:ITセキュリティ評価及び認証制度(JISEC):CC概説

セキュリティの強固な複合機で安心を

上記でご紹介した機能のほかに、FAXの誤送信を防止する宛先二度入力、相手先番号確認表示といった機能や、ネットワーク間の通信データを暗号化する機能など、様々なセキュリティ対策があります。

「セキュリティ対策はしていないけれど今まで複合機を使用していて何もなかったから大丈夫」という方もいらっしゃると思いますが、悪意ある第三者に狙われなかった、ただ運が良かっただけかもしれません。

脅威にさらされてからでは取り返しのつかないことになってしまうこともあります。

是非一度複合機のセキュリティ対策について見直してみてください。

 

また、複合機を含むオフィスのネットワークセキュリティは、多重防御が必要です。

複合機だけではなく、各パソコンへのウィルス対策ソフトのインストールはもちろん、ネットワークの入り口部分を守るファイヤーウォールの設置、総合的に環境を守るUTM、各端末の挙動を監視するネットワーク監視ソフトなどを組み合わせたセキュリティが有効です。

オフィス電話本舗では複合機だけでなくオフィスのネットワークセキュリティをまとめてご相談いただけます。
お気軽にお問い合わせください。

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オフィス電話本舗 | 2021.08.16 16:48