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年賀はがきも!複合機ではがき印刷をする方法

年賀はがきも!複合機ではがき印刷をする方法

季節のご挨拶やセールのお知らせのDM、そして年賀はがきなど意外とはがきを印刷する場面は最近でも多いのではないでしょうか?
メールやSNSなどのお知らせも手軽で目に入りやすいですが、はがきでのメッセージは手元に残るので目に留まりやすいという効果もあります。
大量に印刷する場合には印刷所を利用するのもよいですが、お手持ちの複合機でもはがきを印刷することができます。
今回はそんな複合機でのはがきの印刷方法について解説します!

答える女性

使用するハガキは普通紙で!(インクジェットは不可)

複合機でハガキを印刷する場合には、普通紙のハガキに利用するようにしましょう。

複合機ではトナーというインクの粒子を熱で定着させて印刷しています。

そのため、インクジェット用紙を使用するとインクジェット用のコーティングが溶けてしまい、複合機の部品に付着し故障の原因になってしまいます。

 

年賀はがきの場合は

  • 普通紙
  • インクジェット紙
  • インクジェット写真用

の3種類が販売されています。

このインクジェット紙はもちろん、インクジェット写真用も使用することはできません。

 

もし写真用のハガキを使用したい場合には、「レーザープリンター用フォト光沢ハガキ」など適した用紙を使用すると良いでしょう。

ただし、もともとトナー印刷では写真など高画質に向いていないため、どの程度の綺麗さになるのかは一度その用紙で試してみることをおすすめします。

用紙は一度さばいてから手差しトレイへ

ハガキは購入時静電気でくっついていることがあります。
そのまま給紙してもうまく送ることができないため、一度パラパラとさばき、一枚ずつを離しておきましょう。

そして、給紙トレイではなく手差しトレイへ入れます。

トレイの設定やパソコン・複合機の印刷設定をハガキの設定にする

当たり前のことですが、手差しトレイやパソコン・複合機の印刷設定をハガキの設定に合わせます。

ついついいつもの流れで印刷ボタンを押してしまうと、普段使用していない設定のため、適切に印刷されません。

手差しトレイではガイドの位置や印刷面が表か裏かを確認します。

パソコンや複合機の印刷設定からは

  • 用紙の種類
  • 用紙のサイズ
  • 給紙トレイ

などを確認します。

試し印刷を行う

郵便局で購入した料額印面(はがきの料金を表す部分)のあるハガキに印刷する場合には、すぐにハガキに印刷するのではなく、同じサイズの用紙に試し印刷を行うようにしましょう。

時々知らずにハガキに印刷し、間違えたものを破棄してしまったというケースを耳にします。

しかし、そのはがきはすでに63円分の郵送料が含まれています。

これを間違えたからと破棄してしまうのは、63円を捨ててしまうのと同じ事です。

 

万が一間違えてしまった場合には郵便局に行くと切手やはがきと交換することができます(通常のハガキの場合手数料として1枚5円かかります)

試し印刷をするのはもちろんですが、万が一ハガキの印刷でミスをしてしまった場合には捨てずに郵便局で交換するようにしましょう。

時々レターパックでも書き損じを捨ててしまうというケースがあるそうですが、レターパックも同じく購入時の代金に郵送料が含まれています。書き損じてしまった際には郵便局に行き、手数料を払って交換してもらうようにしましょう。(レターパックの場合の手数料は1枚42円です)

制作時の注意

フチなし印刷はできない

ハガキに印刷するデータの制作時の注意ですが、フチなし印刷はできません。

フチがあることを想定したデザインにしましょう。

複合機のマニュアルをよく読む

複合機によってトレイのセット方法や印刷設定など異なる場合があります。
初めてハガキに印刷する場合や久しぶりに印刷する場合には、しっかりご使用の複合機のマニュアルを読み、それに沿って印刷してください。

ハガキの内製化でコスト削減に!

印刷所に依頼していたハガキを自社の複合機で印刷し内製化することで、コスト削減が可能になります。
しかし、年賀状のデザインやハガキの手配が手間に感じる、年賀状を制作する時期は他業務が忙しいなど企業によっては負担になってしまう場合もあるかもしれません。
ぜひ自社に合った方法で使用していただければと思います。

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オフィス電話本舗 | 2021.10.05 16:09