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カウンター保守?キット保守?複合機導入の際の保守体形についてご紹介!

カウンター保守?キット保守?複合機導入の際の保守体形についてご紹介!

複合機を導入した時には同時に保守契約を結ぶのが一般的です。
保守契約にはいくつか保守体形があるため、今回はこの保守体形についてご紹介します。

答える女性

保守契約とは?どんなサービスをしてくれる?

一般的に、保守契約ではインクやトナーなど消耗品の交換、定期メンテナンス、故障した際の訪問修理などが契約に含まれており、追加費用はかからずにこれらのサービスを受けることができます。
消耗品にコピー用紙が含まれていることもありますが、現在は通販業者のコピー用紙の方が安いため、コピー用紙は含まない契約の方が安くなります。

複合機は精密機械なため、自費で修理となると高額な費用が掛かることがあります。また、インクやトナーを自社で購入するようにしておき、万が一切らしてしまった場合には業務に支障が出てしまいます。
そのため、保守契約に入ることで安心かつ快適に複合機を使用することができるのです。

主な保守体形は3つ!

保守体形には主に3つの種類があります。
「カウンター保守」「キット保守」「スポット保守」です。
それぞれ詳しくご紹介します。

①カウンター保守(カウンター形式、カウンタ料金)

複合機には印刷枚数をカウントする「カウンター」という機能が備わっています。
このカウンターごとに保守の金額が決まるのがカウンター保守で、この料金のことをカウンター料金といいます。

 

カウンター保守では基本料金(最低利用料金)と印刷枚数ごとに加算される料金がかかります。
例えば毎月〇枚まで1,000円、印刷はカラーが1枚△円、モノクロが□円という料金だったとします。
この場合、その月の印刷が〇枚以下の場合、どんなに少なくても1,000円の料金がかかります。
〇枚以上の場合は1,000円+カラー印刷枚数×△円+モノクロ印刷枚数□円の合計が請求金額となります。
この基本料金や印刷ごとの単価は保守会社によって異なりますので、基本料金の制限枚数など、ご自分の会社に合った料金の保守会社を選ぶと良いでしょう。

 

また、このカウンターやトナー残量を保守会社で把握しており、一定数印刷するとインクやトナーなど自動で補充に来てくれるのもカウンター保守の大きな魅力の一つです。

カウンター保守に関するよくあるご質問

1:印刷枚数の確認方法

悩んでいる男性

印刷枚数は自分で確認することができますか?
印刷枚数は複合機から自分でチェックすることができます。
メーカーにもよりますが、メニューより「カウンタ」や「総使用枚数表示」といった項目で確認可能です。

答える女性

2:スキャンはカウントされますか?

悩んでいる女性

スキャナー機能を使うことが多いのですが、料金がかかっているのでしょうか?
スキャンしただけでは料金はかかりません。同様にFAX送信、受診したけれど印刷はしていないという場合にもかかりません。

答える女性

3:両面印刷の場合やはがきなど小さいサイズの用紙の場合の金額は?

悩んでいる男性

両面印刷した時は1枚分のカウントになるのでしょうか?また、はがきなど小さいサイズの用紙は割引になったりしますか?
両面印刷の場合は2枚分(1面につき1枚)とカウントされます。また、用紙サイズは関係なく、はがきなどの場合も1枚分としてカウントされます。

答える女性

4:カウンタ料金の相場は?

悩んでいる女性

大体いくらくらいかかるのでしょうか?
一般的には基本料金が1,000~2,000円、モノクロ印刷が1円前後、カラー印刷が10円前後となります。オフィス電話本舗の場合はモノクロ1円未満、カラーも10円を切る価格でご提案できます。
また、モノカラーやクリエイションと呼ばれる黒ともう一色で印刷することで、カラーより料金を抑える料金設定を行えるところもあります。
ただ、故障時の対応の早さやサービスの対応範囲など料金以外にも比べるべきポイントがあるため、契約内容全体を考慮して比べることが大切です。

答える女性

②キット保守(キットトナー保守、キット形式)

キット保守とは、トナーを購入し、そのトナーを使用している間は保守のサービスが受けられる契約です。
保守会社にもよりますが、ほとんどの場合トナーを購入したり消耗品を注文する際は自分で保守会社に連絡します。

 

印刷枚数が多い場合にはトナーの消費が早く、交換のタイミングも早くなるため、カウンター保守より割高になってしまいます。
一方で、基本料金がかからないことや、一枚ごとではなくインク量で料金がかかることから、印刷枚数が少ない場合や一枚に使うインク量が少ない場合にはお得に使うことができます。
このキット保守は購入したトナーを使用している間のみの契約ですので、メーカー正規品以外のトナーなどを使用した場合には保守を受けることができません。

 

現在多くの場合カウンター保守が選ばれており、キット保守は一部です、メーカーによっては機種によってカウンター保守しか契約できない場合もあります。

キット保守に関するよくあるご質問

1:交換頻度はどのくらいですか?

悩んでいる男性

どのくらいの頻度でトナーを購入しますか?
ご使用の機種や印刷枚数、一枚にどのくらいインクを使うか(ベタ率)にもよるため会社によって大きな差が出ます。一般的にモノクロトナー1本につき約5,000枚~約20,000枚印刷できると言われていますが、実際はこれより少なくなることがほとんどのようです。

答える女性

2:キット保守の料金の相場は?

悩んでいる女性

キット保守の場合、いくらくらいかかりますか?
トナー購入ごとに4~7万円かかります。業者によってサービス内容も違うため、料金に含まれるサービスの範囲も把握して契約することが大事です。

答える女性

③スポット保守

スポット保守とは、複合機が故障した時などに訪問して修理してもらう契約です。
基本料金などはかかりませんが、トナーなど必要な部品を自分で準備しなければいけないことや、修理内容によっては高額な請求になることもあります。
新規の購入の際にはほとんどスポット保守契約は行われず、中古品に行われることがあるのですが、中古品は修理が必要になることも多いため割高になってしまいます。

スポット保守に関するよくあるご質問

1:スポット保守の相場は?

悩んでいる男性

カウンター保守などは基本料金が高く、スポット保守の相場によってはそちらにしたいのですが…
スポット保守の場合、相場は8万円前後と言われていますが修理内容や場所によって大きく変わります。基本料金に加えて作業時間に合わせた追加料金が発生したり、必要な部品の実費負担、遠距離の場合交通費や宿泊費がかかるからです。
富士フィルムのホームページを見ると、スポット保守サービスの料金を乗せていますのでご参考にしていただければと思います。富士フィルムビジネスイノベーション:よくあるご質問

答える女性

「カウンター保守」「キット保守」「スポット保守」の特徴を比較

「カウンター保守」「キット保守」「スポット保守」の3つの契約方法の特徴を比較すると以下のようになります。

 

カウンター保守 キット保守 スポット保守
価格相場 基本料金が1,000~2,000円
モノクロ印刷が1円前後
カラー印刷が10円前後
4~7万円 8万円前後
(修理内容によって大きく異なる)
基本料金 あり なし なし
大量印刷する際の印刷単価 安い 高い 修理内容による
定期メンテナンス あり あり(キット購入時) なし
消耗品 保守会社が購入 保守会社が購入 自分で購入
おすすめのケース
  • 大量印刷する場合
  • 希望通りの機種を使いたい場合
  • 消耗品の購入などの手間を減らしたい場合
  • 印刷数が少ない場合
  • 一枚のインク使用量が少ない場合
  • カウンター保守、スポット保守の契約が結べない中古品を使用する場合

保守体形をしっかり理解し、自社に合った契約を!

「カウンター保守」「キット保守」「スポット保守」の3つの保守体形はそれぞれ特徴がありますので、それらを踏まえて自社に合った保守契約を結ぶことが業務の効率化、経費削減につながります。
経費削減するつもりでキット保守やスポット保守を選んだ結果、印刷単価が逆に高くなってしまうということもあります。
お悩みの際にはぜひオフィス電話本舗に一度お問い合わせください。
お客様のオフィスにぴったりの機種や保守体形、料金プランをご提案いたします。

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オフィス電話本舗 | 2021.06.30 16:27